Điều hành tour du lịch mùa cao điểm không sót dịch vụ nào

Mùa hè, đội điều hành của một công ty lữ hành cùng lúc phụ trách ba mươi đoàn khách. Mỗi đoàn cần vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón, nhà hàng, hướng dẫn viên, vé tham quan. Chỉ cần quên xác nhận một khách sạn, cả đoàn bốn mươi người có thể không có phòng lúc nửa đêm.

Mỗi đoàn là một dự án nhỏ

Mỗi đoàn có danh sách dịch vụ cần đặt và xác nhận:

1. Vé máy bay hoặc tàu xe.
2. Khách sạn từng đêm.
3. Xe đưa đón theo lịch trình.
4. Nhà hàng các bữa ăn.
5. Vé tham quan.
6. Hướng dẫn viên.
7. Bảo hiểm du lịch.

Mỗi dịch vụ đi qua các bước: đặt, nhận xác nhận, thanh toán cọc, xác nhận lại trước ngày đi.

Lịch xác nhận ngược từ ngày khởi hành

• Trước 30 ngày: đặt đủ dịch vụ chính.
• Trước 14 ngày: nhận đủ xác nhận, thanh toán cọc.
• Trước 7 ngày: gửi lịch trình chi tiết cho khách và hướng dẫn viên.
• Trước 2 ngày: gọi xác nhận lại mọi nhà cung cấp.

Nhìn tổng quan tất cả đoàn

Người trưởng điều hành cần thấy trong một màn hình:

• Đoàn nào sắp khởi hành trong tuần.
• Đoàn nào còn dịch vụ chưa xác nhận.
• Đoàn nào đang trong hành trình.

Xử lý sự cố trong hành trình

Sự cố là điều không tránh khỏi: chuyến bay trễ, xe hỏng, khách ốm. Cần:

• Số điện thoại khẩn cấp của mọi nhà cung cấp trong hồ sơ đoàn.
• Một người điều hành trực, có quyền quyết định nhanh.
• Ghi lại sự cố và cách xử lý để rút kinh nghiệm.

Phối hợp với đối tác

Khách sạn, nhà xe, nhà hàng là đối tác thường xuyên. Chia sẻ lịch sớm, xác nhận bằng văn bản, thanh toán đúng hạn giúp họ ưu tiên đoàn của bạn khi mùa cao điểm quá tải.

Điều hành tour trên SupaNhanh

Trên SupaNhanh, mỗi mùa hoặc mỗi tuyến có thể là một dự án, mỗi đoàn là một việc với các việc con là từng dịch vụ cần đặt và xác nhận. Hạn đặt theo lịch ngược từ ngày khởi hành, hệ thống tự nhắc khi sắp đến hạn. Xác nhận của nhà cung cấp đính kèm vào đúng việc, và điều hành viên cập nhật được từ điện thoại khi đang ở sân bay hay tại điểm đến.

Khách du lịch không thấy công việc điều hành. Họ chỉ thấy một chuyến đi suôn sẻ, và đó là lời khen tốt nhất.