Quản lý agency quảng cáo: nhiều khách, nhiều chiến dịch, một hệ thống

Một agency mười người phục vụ tám khách hàng, mỗi khách có vài chiến dịch đang chạy, mỗi chiến dịch có hàng chục nội dung cần sản xuất và duyệt. Thông tin đến từ nhóm Zalo của từng khách, email, cuộc gọi. Account chạy theo khách, designer không biết nên ưu tiên việc nào, và luôn có một bài đăng bị trễ vì chờ duyệt mà không ai nhắc.

Cấu trúc công việc của agency

Mỗi khách hàng một dự án. Tách biệt thông tin, tài liệu, trao đổi của từng khách.

Mỗi chiến dịch một nhóm việc trong dự án của khách, với mốc bắt đầu và kết thúc.

Mỗi sản phẩm sáng tạo một việc: bài đăng, banner, video, bài viết. Có người làm, hạn, trạng thái.

Quy trình sản xuất nội dung

Bảng Kanban phù hợp với dòng chảy của agency. Với các cột trạng thái có sẵn:

1. Cần làm: brief đã nhận, chưa bắt đầu.
2. Đang làm: đang sản xuất.
3. Bị chặn: chờ khách duyệt hoặc chờ tài liệu.
4. Xong: đã duyệt và bàn giao hoặc đăng tải.

Nhìn cột "Bị chặn" là biết ngay những gì đang chờ khách để account đi nhắc.

Brief rõ ràng

Phần lớn vòng sửa trong agency đến từ brief mơ hồ. Mỗi việc cần brief gồm: mục tiêu, thông điệp chính, đối tượng, kênh đăng, kích thước, hạn, tài liệu tham khảo.

Phân bổ nguồn lực

Designer và content writer thường phục vụ nhiều khách cùng lúc. Người quản lý cần nhìn khối lượng việc của từng người trên mọi khách hàng, không chỉ trên một dự án.

Làm việc với khách hàng

• Đầu mối duy nhất phía agency cho mỗi khách.
• Lịch họp định kỳ để trình bày kết quả, lấy phản hồi.
• Góp ý của khách tập trung ở một nơi.

Agency trên SupaNhanh

Trên SupaNhanh, mỗi khách hàng là một dự án, mỗi chiến dịch là một nhóm việc, bảng Kanban cho đội họp nhanh mỗi sáng. Khách được mời vào dự án của mình với vai Khách, xem và góp ý trực tiếp trên từng thiết kế, không bao giờ thấy dự án của khách khác. Trang chủ workspace cho giám đốc agency thấy tất cả khách hàng, việc nào quá hạn và ai đang quá tải.

Agency sống bằng sáng tạo, nhưng tồn tại được nhờ vận hành. Một hệ thống rõ ràng giải phóng đội sáng tạo khỏi những rắc rối không đáng có.