Quản lý công ty dịch vụ bảo trì, vệ sinh: lịch định kỳ và đội hiện trường

Một công ty bảo trì điều hòa có hợp đồng định kỳ với năm mươi khách hàng văn phòng, cộng thêm các yêu cầu sửa chữa đột xuất. Mười kỹ thuật viên di chuyển khắp thành phố. Điều phối viên sắp lịch bằng bảng tính và điện thoại, và thỉnh thoảng một khách hàng định kỳ bị quên lịch bảo trì của tháng.

Hai loại công việc

Định kỳ: theo hợp đồng, lặp lại hằng tháng hoặc hằng quý. Có thể lên lịch trước.

Đột xuất: sự cố, sửa chữa khẩn. Cần phản hồi nhanh theo cam kết.

Hai loại cần được quản lý cùng nhau để điều phối kỹ thuật viên hợp lý.

Lên lịch định kỳ

1. Đầu mỗi tháng, tạo đủ lịch bảo trì của tháng theo hợp đồng.
2. Phân cho kỹ thuật viên theo khu vực để giảm thời gian di chuyển.
3. Xác nhận lịch với khách trước vài ngày.
4. Để chỗ trống trong lịch cho việc đột xuất.

Tiếp nhận yêu cầu đột xuất

• Ghi nhận: khách, địa chỉ, sự cố, mức độ khẩn.
• Phân công kỹ thuật viên gần nhất, phù hợp chuyên môn.
• Báo khách thời gian dự kiến đến.
• Theo dõi đến khi hoàn thành.

Báo cáo tại hiện trường

Mỗi lần làm việc tại chỗ khách, kỹ thuật viên:

1. Chụp ảnh trước và sau.
2. Ghi lại việc đã làm, vật tư đã dùng.
3. Ghi chú những vấn đề phát hiện cần xử lý thêm.
4. Khách xác nhận hoàn thành.

Ảnh và ghi chép là bằng chứng chất lượng dịch vụ, rất có giá trị khi gia hạn hợp đồng.

Điều phối đội hiện trường

Điều phối viên cần thấy trong ngày: kỹ thuật viên nào đang ở đâu, làm việc gì, việc nào đã xong, việc nào đang gặp vấn đề. Cập nhật từ hiện trường phải nhanh và đơn giản, vì kỹ thuật viên chủ yếu dùng điện thoại.

Dịch vụ bảo trì trên SupaNhanh

Trên SupaNhanh, lịch bảo trì định kỳ của mỗi tháng là các việc có hạn, giao cho từng kỹ thuật viên. Yêu cầu đột xuất được tạo với mức ưu tiên Khẩn. Kỹ thuật viên dùng SupaNhanh trên điện thoại để xem việc trong ngày, đính kèm ảnh trước và sau, đánh dấu xong ngay tại chỗ khách. Khách hàng hợp đồng lớn có thể được mời với vai Khách để tự xem lịch sử bảo trì của họ.

Dịch vụ tốt là dịch vụ khách hàng không phải nhắc, và luôn có bằng chứng về những gì đã làm.