Quản lý giao nhận và logistics cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Một công ty phân phối nhỏ mỗi tuần nhận hàng từ ba nhà cung cấp, giao cho hai mươi đại lý qua ba đơn vị vận chuyển khác nhau. Một lô hàng bị kẹt ở kho trung chuyển hai ngày mà không ai biết, cho đến khi đại lý gọi điện phàn nàn. Trong logistics, sự cố phát hiện muộn luôn đắt hơn sự cố phát hiện sớm.

Theo dõi từng lô hàng

Mỗi lô hàng quan trọng có thông tin:

• Hàng gì, số lượng, giá trị.
• Từ đâu đến đâu, đơn vị vận chuyển.
• Ngày gửi, ngày dự kiến đến.
• Mã vận đơn, người liên hệ.
• Trạng thái hiện tại.

Các điểm kiểm tra

Thay vì chỉ kiểm tra khi hàng đến, theo dõi ở các điểm quan trọng:

1. Đã gửi: xác nhận đơn vị vận chuyển đã nhận hàng.
2. Đang vận chuyển: kiểm tra theo mã vận đơn.
3. Sắp đến: báo trước cho bên nhận.
4. Đã nhận: bên nhận xác nhận đủ, đúng.

Lô hàng không cập nhật trạng thái quá thời gian bình thường là tín hiệu cần kiểm tra ngay.

Phối hợp với đơn vị vận chuyển

• Thông tin đơn hàng đầy đủ, chính xác.
• Một đầu mối liên hệ ở mỗi đơn vị.
• Đánh giá định kỳ: tỷ lệ đúng hẹn, hàng hư hỏng, xử lý sự cố.

Xử lý sự cố

Hàng trễ, hư hỏng, giao nhầm là chuyện thường gặp. Quy trình rõ ràng:

1. Ghi nhận sự cố với ảnh chụp, biên bản.
2. Báo khách hoặc bên nhận ngay, kèm phương án.
3. Làm việc với đơn vị vận chuyển về bồi thường nếu có.
4. Theo dõi đến khi giải quyết xong.

Học từ dữ liệu

Ghi lại thời gian thực tế của mỗi tuyến, mỗi đơn vị vận chuyển. Sau vài tháng, bạn biết tuyến nào hay trễ, đơn vị nào đáng tin, để hứa với khách chính xác hơn.

Logistics trên SupaNhanh

SupaNhanh không phải phần mềm quản lý kho hay vận tải, nhưng giúp đội nhỏ theo dõi những lô hàng quan trọng và sự cố. Mỗi lô hàng lớn có thể là một việc với hạn là ngày dự kiến đến, vận đơn đính kèm, trạng thái trên bảng Kanban. Sự cố được ghi nhận thành việc có người phụ trách, ảnh hàng hư hỏng đính kèm, theo dõi đến khi giải quyết xong.

Logistics tốt không phải là không có sự cố, mà là phát hiện và xử lý sự cố trước khi chúng trở thành vấn đề của khách hàng.