Quản lý công việc hành chính ở phòng khám và nha khoa tư nhân

Bác sĩ chủ phòng khám vừa khám bệnh vừa lo mua vật tư, sửa máy, gia hạn giấy phép, sắp xếp lịch nhân viên. Một sáng, máy tiệt trùng hỏng, vật tư sắp hết, và giấy phép hoạt động còn hai tuần là hết hạn. Những việc không liên quan đến chuyên môn đang chiếm quá nhiều thời gian của người giỏi chuyên môn nhất.

Bài viết này nói về công việc hành chính và vận hành, không đề cập đến hồ sơ bệnh án hay quy trình chuyên môn, vốn cần tuân thủ quy định riêng của ngành y tế.

Những nhóm việc hành chính

Vật tư tiêu hao: găng tay, vật liệu nha khoa, thuốc. Cần theo dõi tồn kho và đặt hàng đúng lúc.

Thiết bị: bảo trì định kỳ, sửa chữa khi hỏng, kiểm định theo quy định.

Pháp lý: giấy phép hoạt động, chứng chỉ hành nghề, các hạn gia hạn.

Nhân sự: lịch trực, đào tạo, hợp đồng.

Cơ sở vật chất: vệ sinh, điện nước, sửa chữa.

Lịch định kỳ cho việc lặp lại

Nhiều việc hành chính lặp lại theo chu kỳ:

1. Kiểm kê vật tư hằng tuần.
2. Bảo trì thiết bị theo lịch nhà sản xuất khuyến nghị.
3. Theo dõi hạn giấy phép, chứng chỉ trong năm.
4. Đào tạo định kỳ cho nhân viên.

Đưa tất cả vào lịch từ đầu năm để không có hạn nào bị bỏ sót.

Giao việc cho người phụ trách

Bác sĩ chủ không nên là người nhớ mọi việc. Giao cho quản lý hoặc lễ tân phụ trách từng nhóm việc, với hạn rõ ràng. Bác sĩ chỉ cần xem tổng quan và duyệt những việc cần quyết định.

Sự cố thiết bị

Khi thiết bị hỏng, ghi nhận ngay: thiết bị nào, triệu chứng gì, ảnh hưởng thế nào đến lịch khám. Giao người liên hệ bên sửa chữa, theo dõi đến khi xong. Lưu lịch sử sửa chữa để biết thiết bị nào hay hỏng, cần thay thế.

Phòng khám trên SupaNhanh

Trên SupaNhanh, phòng khám có thể tạo dự án "Vận hành" với các nhóm việc vật tư, thiết bị, pháp lý, nhân sự. Việc định kỳ có hạn cụ thể và được nhắc tự động, sự cố thiết bị được ghi nhận kèm ảnh từ điện thoại. SupaNhanh dùng cho công việc vận hành, không phải hệ thống lưu hồ sơ bệnh nhân.

Khi công việc hành chính có hệ thống, bác sĩ có thêm thời gian cho điều quan trọng nhất: bệnh nhân.