Quản lý khách sạn nhỏ: phân công buồng phòng và bảo trì gọn gàng

Khách sạn hai mươi phòng với tám nhân viên: lễ tân kiêm đặt phòng, buồng phòng kiêm giặt là, quản lý kiêm mua hàng. Khách phàn nàn điều hòa phòng 305 không mát, lễ tân ghi vào sổ, rồi ca sau không đọc. Hai ngày sau khách trả phòng với đánh giá không vui trên mạng.

Công việc lặp lại hằng ngày

Buồng phòng: dọn phòng khách trả, phòng khách ở tiếp, kiểm tra phòng trước khi giao.

Lễ tân: nhận phòng, trả phòng, trả lời yêu cầu của khách.

Bảo trì: sửa chữa phát sinh, bảo dưỡng định kỳ.

Mua hàng: đồ dùng phòng, vật tư vệ sinh, thực phẩm.

Phân công buồng phòng mỗi ngày

1. Đầu ca, lấy danh sách phòng trả, phòng ở tiếp, phòng sẽ nhận khách.
2. Chia phòng cho từng nhân viên, ưu tiên phòng có khách sắp nhận.
3. Nhân viên đánh dấu khi dọn xong từng phòng.
4. Giám sát kiểm tra và xác nhận phòng sẵn sàng.

Lễ tân nhìn là biết phòng nào đã sẵn sàng để giao cho khách đến sớm.

Yêu cầu bảo trì không bị thất lạc

Mỗi hỏng hóc, dù nhỏ, được ghi nhận ở một nơi chung:

• Phòng nào, vấn đề gì, ảnh chụp nếu có.
• Mức độ: ảnh hưởng khách đang ở hay không.
• Người sửa và hạn xử lý.
• Xác nhận khi đã sửa xong.

Không ghi sổ tay riêng từng ca, vì ca sau không đọc.

Bảo dưỡng định kỳ

Điều hòa, bình nóng lạnh, hệ thống nước cần bảo dưỡng theo lịch. Lịch bảo dưỡng định kỳ giúp tránh hỏng hóc bất ngờ vào mùa đông khách.

Chất lượng đồng đều

Checklist cho từng loại công việc giúp chất lượng không phụ thuộc vào ai làm ca đó: checklist dọn phòng, checklist kiểm tra phòng, checklist giao ca.

Khách sạn nhỏ trên SupaNhanh

Trên SupaNhanh, bạn có thể tạo dự án "Bảo trì" với mỗi yêu cầu sửa chữa là một việc, bảng Kanban cho thấy yêu cầu nào đang chờ, đang sửa, đã xong. Nhân viên cập nhật từ điện thoại ngay tại phòng, đính kèm ảnh trước và sau khi sửa. Lịch bảo dưỡng định kỳ là các việc có hạn, được nhắc tự động.

Khách không thấy công việc hậu trường của khách sạn. Họ chỉ cảm nhận được khi mọi thứ vận hành trơn tru, hoặc khi không.