Quản lý studio thiết kế: cân bằng sáng tạo và hạn chót

Studio thiết kế có một mâu thuẫn tự nhiên: sáng tạo cần thời gian và không gian, còn khách hàng cần kết quả đúng hạn. Thiết kế thêm một vòng có thể đẹp hơn, nhưng nếu dự án nào cũng thêm một vòng, studio sẽ luôn trễ hạn và lỗ vốn.

Chia dự án thiết kế theo giai đoạn

Mỗi giai đoạn có kết quả và điểm duyệt rõ ràng:

1. Nghiên cứu, brief: hiểu khách hàng, đối tượng, đối thủ.
2. Ý tưởng: hai đến ba hướng đi, trình bày dạng phác thảo.
3. Phát triển: hoàn thiện hướng đi được chọn.
4. Hoàn thiện, bàn giao: chỉnh sửa cuối, xuất file.

Khách duyệt ở cuối mỗi giai đoạn trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Cách này tránh việc thay đổi hướng đi khi đã làm xong chi tiết.

Quản lý vòng sửa

• Thống nhất số vòng sửa trong hợp đồng.
• Mỗi vòng, khách gom mọi góp ý vào một lần.
• Vòng sửa vượt thỏa thuận được tính là yêu cầu bổ sung.
• Ghi lại từng vòng: phiên bản nào, góp ý gì, đã sửa gì.

Bảo vệ thời gian sáng tạo

Designer cần những khối thời gian dài không bị gián đoạn để làm tốt. Người quản lý studio nên:

• Gom các cuộc họp với khách vào một số buổi cố định.
• Để account xử lý trao đổi hằng ngày với khách.
• Hạn chế tin nhắn trong giờ tập trung.

Quản lý phiên bản thiết kế

Nhầm phiên bản là lỗi phổ biến và tốn kém. Đặt tên file theo quy ước có ngày hoặc số phiên bản, lưu mọi phiên bản ở một chỗ, ghi rõ phiên bản nào đã được khách duyệt.

Nhiều dự án song song

Một studio thường chạy nhiều dự án cùng lúc. Cần nhìn được:

• Dự án nào đang ở giai đoạn nào.
• Designer nào đang làm những gì.
• Dự án nào đang chờ khách duyệt quá lâu.

Studio trên SupaNhanh

Trên SupaNhanh, mỗi dự án thiết kế có các nhóm việc theo giai đoạn, mỗi phiên bản thiết kế đính kèm vào việc cùng góp ý của khách trong bình luận. Khách tham gia với vai Khách duyệt ngay trên việc. Trang chủ cho người quản lý studio thấy tiến độ mọi dự án và khối lượng việc của từng designer.

Studio tốt không chọn giữa sáng tạo và đúng hạn. Họ xây dựng quy trình để có được cả hai.