Quản lý xưởng sản xuất nhỏ: đơn hàng, tiến độ và giao đúng hẹn

Một xưởng đồ gỗ nhận mười đơn hàng cùng lúc, mỗi đơn đi qua cắt, bào, ghép, sơn, lắp ráp. Chủ xưởng nhớ đơn nào đến đâu bằng cách đi một vòng xưởng mỗi sáng. Khi khách gọi hỏi, chủ xưởng phải hỏi lại thợ, và câu trả lời thường là "chắc tuần sau".

Theo dõi đơn hàng qua công đoạn

Mỗi đơn hàng là một thẻ di chuyển qua các công đoạn sản xuất. Với bảng Kanban có các cột trạng thái, xưởng có thể theo dõi đơn nào chưa bắt đầu, đang làm, đang bị chặn vì thiếu vật tư hay chờ khách, và đã xong. Chi tiết công đoạn đang làm ghi trong mô tả hoặc việc con.

Thông tin mỗi đơn hàng

• Khách hàng, sản phẩm, số lượng, quy cách.
• Bản vẽ, mẫu tham khảo.
• Ngày giao đã hứa.
• Vật tư cần dùng.
• Người phụ trách chính.

Vật tư theo đơn

Thiếu vật tư là nguyên nhân phổ biến nhất khiến đơn trễ. Khi nhận đơn:

1. Kiểm tra vật tư có đủ không.
2. Nếu thiếu, đặt ngay với hạn giao trước ngày cần dùng.
3. Theo dõi vật tư về đúng hẹn.

Máy móc và bảo trì

Máy hỏng giữa đơn hàng gấp là cơn ác mộng của xưởng nhỏ. Lịch bảo trì định kỳ và ghi nhận sự cố giúp giảm hỏng hóc bất ngờ.

Báo khách chính xác

Khi biết đơn đang ở công đoạn nào, bạn trả lời khách ngay và chính xác. Khi có nguy cơ trễ, báo khách sớm kèm ngày giao mới, thay vì để khách tự phát hiện.

Ưu tiên khi có nhiều đơn gấp

Không thể làm mọi đơn cùng lúc. Xếp ưu tiên theo ngày giao, giá trị đơn hàng và mức độ quan trọng của khách. Quyết định rõ ràng giúp thợ biết làm đơn nào trước.

Xưởng sản xuất trên SupaNhanh

Trên SupaNhanh, mỗi đơn hàng là một việc với bản vẽ đính kèm, hạn là ngày giao, việc con là các công đoạn sản xuất. Bảng Kanban cho chủ xưởng thấy ngay đơn nào đang bị chặn vì thiếu vật tư. Tổ trưởng cập nhật từ điện thoại ngay tại xưởng, đính kèm ảnh sản phẩm hoàn thành để gửi khách xác nhận.

Xưởng nhỏ giao đúng hẹn không nhờ làm nhanh hơn, mà nhờ luôn biết mỗi đơn đang ở đâu.