10 sai lầm phổ biến khi quản lý công việc trong doanh nghiệp nhỏ

Doanh nghiệp nhỏ có lợi thế là nhanh và linh hoạt. Nhưng chính sự linh hoạt ấy dễ biến thành tùy tiện khi đội lớn dần. Dưới đây là mười sai lầm hay gặp nhất, và cách sửa đơn giản cho từng cái.

1. Giao việc qua tin nhắn

Việc trôi theo dòng chat và không ai theo dõi được. Sửa: mọi việc có hạn phải nằm trong một danh sách chung, chat chỉ để trao đổi.

2. Giao cho "cả nhóm"

Trách nhiệm chia đều thành trách nhiệm bằng không. Sửa: mỗi việc một người chịu trách nhiệm.

3. Việc gì cũng gấp

Nhãn gấp mất ý nghĩa, người làm chọn việc theo cảm tính. Sửa: định nghĩa rõ các mức ưu tiên và giới hạn số việc Khẩn.

4. Không có hạn, hoặc hạn "càng sớm càng tốt"

Việc không hạn là việc làm khi rảnh, tức là không bao giờ. Sửa: mỗi việc có hạn cụ thể và lý do của hạn.

5. Sếp là trung tâm của mọi thông tin

Mọi câu hỏi đều phải qua chủ doanh nghiệp, và khi chủ đi vắng thì đội đứng yên. Sửa: đặt thông tin ở chỗ chung để đội tự tra cứu.

6. Không ghi lại gì

Quyết định chỉ nằm trong đầu và trong cuộc gọi. Một tháng sau không ai nhớ đã thống nhất gì. Sửa: ghi quyết định vào mô tả hoặc bình luận của việc liên quan.

7. Nhận quá nhiều việc cùng lúc

Đội làm dở dang mười việc thay vì làm xong ba việc. Sửa: hoàn thành bớt rồi mới bắt đầu việc mới.

8. Nhắc bằng cách hỏi "xong chưa?"

Người quản lý mệt, nhân viên thấy bị giám sát. Sửa: dùng trạng thái việc và để hệ thống tự nhắc hạn.

9. Không bao giờ dọn danh sách

Việc cũ, việc không còn cần vẫn nằm đó, che mất việc quan trọng. Sửa: dọn danh sách mười lăm phút mỗi tuần.

10. Chọn công cụ quá phức tạp

Công cụ nhiều tính năng nhưng không ai dùng còn tệ hơn file Excel. Sửa: chọn công cụ mà người ít rành công nghệ nhất cũng dùng được trong ngày đầu.

Bắt đầu từ đâu

Với phần lớn doanh nghiệp nhỏ, sửa sai lầm số 1 và số 2 đã giải quyết được một nửa vấn đề. Khi mọi việc nằm trong một danh sách chung và có đúng một người phụ trách, những sai lầm còn lại cũng dễ nhìn thấy hơn.

SupaNhanh được thiết kế cho đúng giai đoạn này của doanh nghiệp nhỏ: đơn giản để ai cũng dùng được, đủ chức năng để thoát khỏi chat và Excel. Bạn có thể dùng thử miễn phí với một dự án thật của mình.