Nhắc hạn hiệu quả: nhắc đúng người, đúng lúc, không làm phiền

Có hai kiểu nhắc hạn thất bại. Kiểu thứ nhất là không nhắc gì, để đến hạn mới phát hiện việc chưa làm. Kiểu thứ hai là nhắc liên tục, nhắc cả nhóm, nhắc mọi việc, đến mức mọi người tắt thông báo và bỏ qua cả những lời nhắc quan trọng.

Nhắc hạn hiệu quả nằm ở giữa: đúng người, đúng lúc, đúng mức.

Đúng người

Lời nhắc nên gửi cho người làm việc đó, không phải cả nhóm. Tin nhắn "mọi người nhớ hạn nhé" trong nhóm chat thường không ai thấy mình liên quan.

Người quản lý chỉ cần biết khi việc đã quá hạn, không cần nhận mọi lời nhắc sắp đến hạn của cả đội.

Đúng lúc

Thời điểm nhắc phụ thuộc vào độ dài của việc:

• Việc nhỏ, làm trong vài giờ: nhắc vào ngày đến hạn là đủ.
• Việc vài ngày: nhắc trước một đến hai ngày để còn kịp xoay xở.
• Việc phụ thuộc người ngoài: nhắc sớm hơn nữa, vì bạn không kiểm soát được thời gian của họ.

Đúng mức

Một việc chỉ nên có một hai lời nhắc trước hạn và một lời nhắc khi đã quá hạn. Nhiều hơn thế, người làm sẽ cảm thấy bị hối thúc thay vì được hỗ trợ.

Để hệ thống nhắc thay người

Người quản lý nhắc bằng tin nhắn tốn thời gian và dễ tạo cảm giác bị giám sát. Khi hệ thống tự nhắc, lời nhắc trở nên trung lập: đó là thông tin, không phải lời phàn nàn.

Trên SupaNhanh, người làm tự nhận thông báo khi việc sắp đến hạn, khi việc quá hạn, khi được giao việc mới và khi được nhắc tên trong bình luận. Thông báo nằm ngay trong ứng dụng, cài được lên điện thoại, và không dùng email để khỏi lẫn với thư quảng cáo.

Khi nhắc rồi mà vẫn trễ

Nhắc hạn không thay thế được việc đặt hạn thực tế. Nếu đội thường xuyên trễ dù đã được nhắc, hãy xem lại cách đặt hạn và khối lượng việc của từng người. Bài đặt hạn chót thực tế có thể giúp bạn.

Một lời nhắc tốt giống như một người đồng nghiệp chu đáo: xuất hiện đúng lúc bạn cần, rồi lặng lẽ biến mất.