Đặt hạn chót thực tế: tránh "hạn ảo" trong đội ngũ

Ở nhiều đội, hạn chót chỉ là con số cho có. Việc nào cũng "hạn thứ Sáu", và thứ Sáu nào cũng có một nửa số việc trễ. Dần dần mọi người hiểu ngầm: hạn thật là khi sếp hỏi lần thứ hai.

Đó là "hạn ảo". Nó nguy hiểm vì khi có một hạn thật sự quan trọng, không ai còn tin vào hạn nữa.

Vì sao hạn chót trở thành hạn ảo

• Đặt hạn theo mong muốn, không theo khối lượng. Người giao muốn xong sớm nên đặt hạn sớm, dù việc cần ba ngày.
• Không hỏi người làm. Người làm biết rõ nhất họ đang có bao nhiêu việc khác.
• Trễ hạn không có hệ quả. Nếu trễ cũng chẳng sao, hạn chỉ còn là gợi ý.
• Mọi việc đều gấp. Khi tất cả đều hạn gần, không việc nào thực sự gấp.

Bốn bước đặt một hạn đáng tin

1. Ước lượng cùng người làm. Hỏi "việc này mất bao lâu nếu làm tập trung?" rồi cộng thêm thời gian cho các việc khác họ đang ôm.
2. Tìm lý do của hạn. Hạn có lý do ("khách họp thứ Hai") được tôn trọng hơn hạn vô cớ.
3. Chừa khoảng đệm. Với việc phụ thuộc người ngoài, như khách duyệt hay nhà cung cấp giao hàng, hãy chừa thêm một đến hai ngày.
4. Chốt và ghi lại. Hạn đã thống nhất phải nằm trên việc, không chỉ trong trí nhớ.

Khi thấy sắp trễ: báo sớm

Hạn đáng tin không có nghĩa là không bao giờ trễ. Nó có nghĩa là trễ thì báo sớm. Người làm thấy có nguy cơ trễ cần báo ngay khi nhận ra, không phải vào ngày cuối.

Đội giỏi thường có quy ước: nếu biết sẽ trễ, báo trước ít nhất một ngày kèm hạn mới đề xuất. Người quản lý khi đó còn kịp xoay xở.

Đo xem hạn của đội có thật không

Cuối mỗi tháng, đếm tỷ lệ việc xong đúng hạn. Nếu thấp hơn nhiều so với kỳ vọng, vấn đề thường nằm ở cách đặt hạn chứ không phải ở người làm.

Trên SupaNhanh, trang chủ của workspace cho bạn thấy số việc quá hạn và việc sắp đến hạn trong bảy ngày tới, còn hệ thống tự nhắc người làm khi việc sắp đến hạn. Bạn không phải nhớ để hỏi, và người làm không phải lo quên.

Hạn chót có giá trị khi cả đội tin vào nó. Hãy đặt ít hạn hơn, nhưng mỗi hạn đều là hạn thật.