Họp hiệu quả: 7 nguyên tắc để mỗi cuộc họp đáng thời gian

Một cuộc họp một giờ với tám người tốn tám giờ làm việc của công ty. Nếu cuộc họp đó kết thúc bằng câu "để mọi người suy nghĩ thêm", tám giờ ấy gần như bị lãng phí. Và nhiều đội có hàng chục cuộc họp như vậy mỗi tuần.

Họp không xấu. Họp không có mục đích mới xấu.

1. Mỗi cuộc họp có một mục đích rõ ràng

Trước khi đặt lịch, trả lời: cuộc họp này để quyết định điều gì, thống nhất điều gì, hay giải quyết vấn đề gì? Nếu chỉ để thông báo, một tin nhắn hoặc tài liệu thường là đủ.

2. Có chương trình gửi trước

Chương trình ngắn, gồm các chủ đề và thời gian cho mỗi chủ đề. Gửi trước ít nhất vài giờ để người tham dự chuẩn bị. Họp không có chương trình thường trôi theo người nói nhiều nhất.

3. Chỉ mời người cần thiết

Mỗi người trong phòng họp nên có lý do để ở đó: ra quyết định, đóng góp thông tin, hoặc thực hiện kết quả. Người chỉ cần biết kết quả thì nhận tóm tắt sau.

4. Bắt đầu và kết thúc đúng giờ

Bắt đầu đúng giờ dù chưa đủ người. Kết thúc đúng giờ dù chưa xong hết chương trình, những chủ đề còn lại để lần sau hoặc xử lý bằng cách khác.

5. Ngắn hơn bạn nghĩ

Đặt cuộc họp 25 phút thay vì 30, 50 phút thay vì 60. Công việc có xu hướng kéo dài bằng đúng thời gian được cho phép, cuộc họp cũng vậy.

6. Kết thúc bằng hành động

Năm phút cuối dành để chốt: ai làm gì, trước khi nào. Không có hành động cụ thể, cuộc họp chỉ là một buổi trò chuyện.

7. Ghi lại và theo dõi

Hành động được ghi lại ở nơi mọi người thấy được và được theo dõi đến khi xong. Cuộc họp tiếp theo bắt đầu bằng việc xem lại các hành động của lần trước.

Biến hành động thành việc ngay trong họp

Cách đơn giản nhất để hành động không bị quên là tạo việc ngay trong lúc họp, thay vì ghi vào biên bản rồi để đó. Trên SupaNhanh, người ghi chép gõ tên việc, chọn người làm và hạn trong vài giây. Người được giao nhận thông báo ngay, và cuộc họp sau chỉ cần mở danh sách ra xem việc nào đã xong.

Một cuộc họp tốt là cuộc họp mà khi kết thúc, mọi người biết chính xác mình cần làm gì tiếp theo.