Ghi chú công việc cho người tiếp quản: viết sao để họ làm tiếp được ngay

Bạn được giao tiếp quản một việc đang làm dở của đồng nghiệp chuyển sang dự án khác. Trong việc có vài dòng mô tả, ba file đính kèm không rõ bản nào mới nhất, và một ghi chú "đang chờ khách". Chờ khách gì? Từ khi nào? Đã nhắc chưa? Bạn phải gọi cho đồng nghiệp cũ, và họ cũng không nhớ rõ.

Ghi chú bàn giao tốt có thể tiết kiệm hàng giờ cho người tiếp quản.

Khi nào cần ghi chú bàn giao

• Chuyển việc sang người khác vì thay đổi phân công.
• Nghỉ phép, công tác dài ngày.
• Nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận.
• Kết thúc ca làm việc với những việc cần người ca sau làm tiếp.

Mẫu ghi chú năm phần

1. Trạng thái hiện tại: việc đang ở đâu. "Đã gửi báo giá lần 2 cho khách ngày 20/9, khách đang xem xét."

2. Đã làm gì: những bước đã hoàn thành, để người mới không làm lại.

3. Bước tiếp theo: việc cần làm ngay khi tiếp quản. "Gọi lại cho anh Tuấn phòng mua hàng vào thứ Hai nếu chưa có phản hồi."

4. Lưu ý: những điều không hiển nhiên. "Khách này rất để ý đến thời gian giao hàng, cần xác nhận với kho trước khi hứa."

5. Liên hệ và tài liệu: ai là đầu mối, file nào là bản mới nhất.

Viết ở đâu

Ghi chú bàn giao nên nằm ngay trên công việc, dưới dạng bình luận mới nhất hoặc cập nhật trong mô tả. Không viết trong tin nhắn riêng hay tài liệu riêng dễ thất lạc.

Dọn dẹp trước khi bàn giao

• Xóa file cũ không còn dùng, giữ lại bản mới nhất.
• Đánh dấu xong những việc con đã làm.
• Cập nhật hạn cho đúng thực tế.

Người tiếp quản cũng có trách nhiệm

Đọc hết ghi chú, lịch sử bình luận, rồi hỏi những điểm chưa rõ ngay trong những ngày đầu, khi người cũ vẫn còn dễ liên lạc.

Bàn giao trong công cụ

Trên SupaNhanh, bàn giao chỉ cần đổi người làm của việc sang người mới, họ nhận thông báo ngay. Toàn bộ mô tả, việc con, tệp đính kèm và lịch sử bình luận vẫn nằm trên việc, kèm ghi chú bàn giao mới nhất. Người tiếp quản có đủ bối cảnh mà không cần đi tìm ở đâu khác.

Một ghi chú bàn giao tốt là sự tôn trọng dành cho đồng nghiệp, và cho chính công việc bạn đã làm.