Hỏi đúng câu hỏi: kỹ năng nhỏ giúp công việc trôi chảy

"Anh ơi, cái này làm sao ạ?" Câu hỏi này buộc người được hỏi phải hỏi lại: cái nào, đang làm tới đâu, đã thử gì. Ba bốn lượt qua lại mới bắt đầu giải quyết được vấn đề. Nhân lên cho cả đội, rất nhiều thời gian bị mất chỉ vì câu hỏi chưa đủ rõ.

Câu hỏi tốt có bốn phần

1. Bối cảnh: đang làm việc gì. "Em đang làm báo giá cho khách An Phát."

2. Vấn đề cụ thể: vướng ở đâu. "Khách hỏi giá vận chuyển ra Đà Nẵng, bảng giá mình chưa có tuyến này."

3. Đã thử gì: để người trả lời không gợi ý lại những thứ bạn đã làm. "Em đã hỏi bên kho nhưng họ không nắm."

4. Cần gì: câu trả lời mong muốn. "Anh cho em biết nên hỏi ai, hoặc mình tính theo cách nào?"

Một câu hỏi như vậy thường được trả lời trong một lượt.

Hỏi đúng người, đúng kênh

• Câu hỏi về một việc cụ thể: bình luận trên việc đó, nhắc tên người biết.
• Câu hỏi nhanh, chung: tin nhắn.
• Câu hỏi phức tạp, cần trao đổi: gọi điện hoặc gặp.

Đừng ngại hỏi, nhưng hãy thử trước

Tìm kiếm năm phút trước khi hỏi, xem lại tài liệu, lịch sử công việc. Nếu vẫn không có câu trả lời, hãy hỏi ngay, đừng loay hoay cả buổi. Ngại hỏi thường tốn thời gian hơn nhiều so với hỏi.

Câu hỏi của người quản lý

Người quản lý đặt câu hỏi để giúp đội tự suy nghĩ, thay vì đưa đáp án:

1. "Em nghĩ có những cách nào?"
2. "Nếu chọn cách đó, rủi ro là gì?"
3. "Em cần gì từ anh để làm được?"
4. "Điều gì đang cản trở em?"

Câu hỏi mở giúp nhân viên phát triển. Câu hỏi đóng như "đã xong chưa?" chỉ thu thập thông tin.

Câu hỏi được lưu lại

Khi câu hỏi và câu trả lời nằm trên công việc, chúng trở thành kiến thức của cả đội. Trên SupaNhanh, bạn bình luận câu hỏi ngay trên việc, gõ @ để nhắc người cần trả lời, và cả câu hỏi lẫn câu trả lời được lưu lại cho bất kỳ ai làm việc tương tự sau này.

Hỏi đúng là một nửa của việc tìm ra câu trả lời. Nó tiết kiệm thời gian cho cả người hỏi lẫn người được hỏi.