Bàn giao công việc khi nhân viên nghỉ việc: checklist đầy đủ

Khi một nhân viên nghỉ việc, thứ quý giá nhất họ mang đi không phải là chiếc laptop, mà là những hiểu biết chưa từng được ghi lại: khách hàng nào khó tính, file nào để ở đâu, việc nào đang dở dang. Một buổi bàn giao vội vàng trong ngày cuối không đủ để giữ lại những điều đó.

Bắt đầu sớm: ngay khi nhận đơn nghỉ việc

Thời gian báo trước, thường từ 30 đến 45 ngày, là tài sản quý. Hãy lập kế hoạch bàn giao ngay trong tuần đầu tiên, không đợi đến tuần cuối.

Checklist bàn giao

Công việc đang làm

• Danh sách mọi việc đang giữ, trạng thái hiện tại, bước tiếp theo.
• Người tiếp nhận cho từng việc.
• Việc nào cần hoàn thành trước ngày nghỉ.

Tài liệu và dữ liệu

• File làm việc được chuyển từ máy cá nhân vào kho chung.
• Mật khẩu và tài khoản dùng chung được đổi hoặc chuyển giao theo quy định.
• Tài liệu hướng dẫn cho các việc chỉ người đó biết làm.

Quan hệ bên ngoài

• Danh sách khách hàng, đối tác, nhà cung cấp đang liên hệ.
• Giới thiệu người tiếp nhận với từng đầu mối quan trọng.

Quyền truy cập

• Thu hồi quyền vào các hệ thống vào ngày cuối cùng.
• Chuyển quyền sở hữu những dự án, tài liệu người đó đang đứng tên.

Làm cùng nhau trong hai tuần cuối

Cách bàn giao tốt nhất là người tiếp nhận làm thật trong khi người cũ vẫn còn đó để hỏi. Hai tuần cuối, người cũ chuyển sang vai trò hỗ trợ, người mới đứng tên việc.

Phỏng vấn nghỉ việc

Đừng bỏ qua buổi trò chuyện cuối. Hỏi về những điều họ thấy chưa ổn trong quy trình, những việc họ ước được hỗ trợ nhiều hơn. Người sắp rời đi thường nói thật nhất.

Chuẩn bị cho lần sau

Bàn giao sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều nếu công việc vốn đã nằm ở chỗ chung. Khi mọi việc, tệp và trao đổi đều nằm trong một công cụ, người mới nhận lại là tiếp tục được ngay.

Trên SupaNhanh, quản trị workspace có thể đổi người làm của các việc và gỡ thành viên khỏi workspace khi họ nghỉ, còn mô tả, tệp đính kèm và lịch sử bình luận của từng việc vẫn giữ nguyên cho người tiếp nhận.