Viết biên bản họp có hành động cụ thể, không chỉ ghi lời nói

Nhiều biên bản họp ghi lại cuộc họp như một bản tường thuật: anh A nói về doanh số, chị B phản hồi về khách hàng, anh C đề xuất ý tưởng. Ba trang giấy, và không ai đọc lại. Khi cần biết cuộc họp đã quyết định gì, người ta vẫn phải hỏi nhau.

Biên bản họp tốt không ghi lại cuộc họp. Nó ghi lại kết quả của cuộc họp.

Mẫu biên bản ba phần

1. Thông tin cơ bản

• Tên cuộc họp, ngày, người tham dự.
• Mục đích cuộc họp trong một câu.

2. Quyết định

Những điều đã được thống nhất, mỗi quyết định một dòng. Ví dụ:

• Chọn nhà cung cấp An Phát cho lô vật tư tháng 10.
• Lùi ngày khai trương sang 20/11.

3. Hành động

Mỗi hành động có ba phần bắt buộc: việc gì, ai làm, hạn khi nào.

• Gửi đơn đặt hàng cho An Phát · Hà · 27/9.
• Báo khách mới lịch khai trương · Minh · 26/9.

Thêm phần vấn đề còn mở nếu có những điểm chưa thống nhất, kèm người sẽ tìm hiểu thêm.

Những điều không cần ghi

• Ai nói gì, trừ khi quan trọng cho quyết định.
• Các ý kiến đã bị bác bỏ.
• Chi tiết thảo luận dẫn đến quyết định.

Nếu cần lưu lại lý do quyết định, một câu ngắn là đủ.

Người ghi biên bản

Luân phiên người ghi biên bản trong đội, không để mãi một người. Người ghi cần đủ hiểu nội dung, và có quyền hỏi lại ngay trong họp: "Vậy việc này ai làm, hạn khi nào ạ?".

Hành động phải sống ngoài biên bản

Hành động chỉ nằm trong biên bản sẽ bị quên. Cách tốt nhất là tạo mỗi hành động thành một việc thật, có người làm và hạn, ngay trong hoặc ngay sau cuộc họp.

Trên SupaNhanh, bạn tạo các việc hành động trong dự án liên quan, người được giao nhận thông báo ngay và được nhắc khi sắp đến hạn. Biên bản chỉ cần ghi quyết định, còn hành động thì được hệ thống theo dõi. Cuộc họp sau, chỉ cần lọc các việc đã giao lần trước để xem việc nào xong, việc nào còn treo.

Biên bản họp tốt là biên bản được dùng, không phải biên bản được lưu.