Phản hồi 1-1: cấu trúc buổi nói chuyện hằng tuần với nhân viên

Nhiều người quản lý chỉ nói chuyện riêng với nhân viên khi có vấn đề, hoặc vào kỳ đánh giá cuối năm. Kết quả là những điều nhỏ tích tụ thành điều lớn: một nhân viên bất mãn vì chuyện đã có thể giải quyết từ ba tháng trước, một người giỏi nghỉ việc mà sếp không hề biết họ đang cân nhắc.

Buổi 1-1 hằng tuần hoặc hai tuần một lần là cách đơn giản nhất để tránh điều đó.

Nguyên tắc: đây là thời gian của nhân viên

Buổi 1-1 không phải buổi báo cáo tiến độ. Tiến độ đã có trên công cụ quản lý công việc. Buổi 1-1 dành cho những điều không nằm trên danh sách việc: vướng mắc, cảm nhận, mong muốn, phát triển.

Cấu trúc 30 phút

10 phút đầu: chủ đề của nhân viên. Họ mang đến điều gì muốn nói. Nếu họ không có gì, dùng câu hỏi gợi ý.

10 phút giữa: chủ đề của quản lý. Phản hồi về công việc gần đây, thông tin cần chia sẻ, kỳ vọng sắp tới.

10 phút cuối: phát triển. Nhân viên muốn học gì, muốn thử việc gì mới, cần hỗ trợ gì để tiến bộ.

Câu hỏi gợi ý

• Tuần này điều gì khiến em hài lòng nhất?
• Điều gì đang làm em mất nhiều năng lượng?
• Anh có thể làm gì để công việc của em dễ hơn?
• Có điều gì trong đội mà anh nên biết nhưng có thể chưa biết?
• Sáu tháng tới em muốn giỏi thêm ở điều gì?

Những sai lầm thường gặp

1. Hủy buổi 1-1 khi bận. Nhân viên hiểu rằng họ không quan trọng bằng việc khác. Nếu phải dời, hãy dời chứ đừng hủy.
2. Biến thành buổi giao việc. Giao việc có kênh riêng.
3. Nói nhiều hơn nghe. Quản lý nên nói ít hơn một nửa thời gian.
4. Không theo dõi cam kết. Nếu hứa hỗ trợ điều gì, hãy làm và báo lại ở buổi sau.

Ghi chú và theo dõi

Giữ một ghi chú riêng cho từng nhân viên: những gì đã nói, những gì đã hứa. Những việc cụ thể phát sinh từ buổi 1-1, như "tìm khóa học Excel nâng cao cho Hà", nên được tạo thành việc có hạn để không bị quên. Trên SupaNhanh, bạn có thể tạo các việc này trong một dự án riêng tư của người quản lý, để chúng được nhắc hạn như mọi việc khác mà không ai khác nhìn thấy.

Ba mươi phút mỗi tuần cho mỗi người có vẻ nhiều. Nhưng so với chi phí tuyển người thay thế một nhân viên giỏi, đó là khoản đầu tư rất nhỏ.