Xây dựng quy trình vận hành chuẩn (SOP) cho doanh nghiệp nhỏ

Trong doanh nghiệp nhỏ, rất nhiều việc chỉ một người biết làm. Chị kế toán biết cách chốt lương, anh kho biết cách nhận hàng, sếp biết cách báo giá khách lớn. Khi người đó vắng, việc dừng lại hoặc được làm sai. Quy trình vận hành chuẩn, thường gọi là SOP, giải quyết đúng vấn đề này.

SOP là gì

Là tài liệu mô tả các bước để hoàn thành một công việc lặp lại, đủ rõ để một người chưa từng làm có thể làm đúng. Không cần dài, không cần văn phong trang trọng.

Chuẩn hóa quy trình nào trước

Đừng cố viết SOP cho mọi thứ. Ưu tiên những quy trình:

1. Lặp lại thường xuyên: hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng.
2. Sai thì tốn kém: nhận hàng, xuất hóa đơn, bàn giao cho khách.
3. Chỉ một người biết: rủi ro lớn khi người đó nghỉ.
4. Hay phát sinh sai sót: mỗi người làm một kiểu.

Bắt đầu với ba đến năm quy trình quan trọng nhất.

Cách viết SOP ngắn gọn

• Tên quy trình và mục đích: một câu.
• Ai thực hiện, khi nào: tần suất, thời điểm bắt đầu.
• Các bước: đánh số, mỗi bước bắt đầu bằng động từ.
• Kết quả đầu ra: làm xong thì có gì.
• Lỗi thường gặp: những điều hay bị bỏ sót.

Để người làm viết

Người trực tiếp làm việc đó viết SOP tốt nhất. Người quản lý chỉ cần xem lại và hỏi: "Nếu một nhân viên mới đọc, họ có làm được không?". Sau đó cho một người khác thử làm theo SOP và ghi lại chỗ còn khó hiểu.

Giữ SOP sống

SOP chết khi nằm trong một thư mục không ai mở. Để SOP được dùng:

1. Đặt SOP ngay nơi công việc diễn ra.
2. Mỗi khi quy trình thay đổi, cập nhật SOP ngay.
3. Xem lại mỗi sáu tháng, xóa những gì không còn đúng.

Biến SOP thành danh sách việc

Cách chắc chắn nhất để quy trình được làm đúng là biến các bước thành checklist trong chính công việc. Trên SupaNhanh, mỗi lần thực hiện một quy trình lặp lại, bạn tạo một việc với các bước là việc con. Người làm tick xong từng bước, người quản lý nhìn là biết bước nào còn thiếu. Với việc định kỳ, hãy xem thêm bài không bỏ sót việc định kỳ.

Doanh nghiệp có SOP tốt là doanh nghiệp có thể lớn lên mà không phụ thuộc vào trí nhớ của vài người.