Cấu trúc phân chia công việc (WBS): chia dự án thành phần quản lý được

"Xây dựng văn phòng mới" là một dự án. Nhưng không ai giao được việc "xây dựng văn phòng mới" cho một người. Cần chia nó thành những phần nhỏ hơn, rồi nhỏ hơn nữa, cho đến khi mỗi phần có thể giao, ước lượng và theo dõi. Cách chia có hệ thống đó gọi là cấu trúc phân chia công việc, thường viết tắt là WBS.

WBS là gì

WBS là sơ đồ hình cây. Gốc là toàn bộ dự án. Mỗi cấp tiếp theo chia nhỏ phần trên thành các phần con. Cấp thấp nhất gọi là gói công việc, đủ nhỏ để một người hoặc một nhóm nhỏ thực hiện.

Ví dụ

Dự án: Văn phòng mới chia thành bốn nhánh, mỗi nhánh gồm các gói công việc:

• Thiết kế: khảo sát mặt bằng, bản vẽ bố trí, duyệt thiết kế.
• Thi công: điện nước; trần, sàn, tường; nội thất.
• Thiết bị: máy tính và mạng; máy in, điện thoại.
• Chuyển đến: đóng gói, vận chuyển, sắp xếp.

Nguyên tắc 100%

WBS phải bao gồm toàn bộ công việc của dự án, không thiếu, không thừa. Tổng các phần con phải bằng đúng phần cha. Nếu một việc cần làm mà không có trong WBS, nó sẽ bị bỏ sót.

Cách lập WBS

1. Bắt đầu từ kết quả cuối cùng, không phải từ hoạt động.
2. Chia theo sản phẩm bàn giao hoặc theo giai đoạn, chọn một cách và nhất quán.
3. Chia tiếp cho đến khi mỗi gói công việc có thể ước lượng thời gian và giao cho người cụ thể.
4. Kiểm tra cùng đội: có phần nào bị thiếu không?

WBS khác danh sách việc

WBS trả lời "cần làm những gì" theo cấu trúc. Danh sách việc trả lời "ai làm, khi nào". WBS là bước trước, giúp danh sách việc không bỏ sót.

Chuyển WBS thành dự án

Cấu trúc WBS chuyển trực tiếp vào công cụ quản lý: cấp thứ nhất thành các nhóm việc, gói công việc thành các việc, bước chi tiết thành việc con. Trên SupaNhanh, bạn tạo dự án, thêm các nhóm việc tương ứng với nhánh lớn của WBS, rồi thêm việc với người làm và hạn. Biểu đồ Gantt cho thấy các gói công việc trải trên lịch.

WBS có vẻ là bước thừa với dự án nhỏ, nhưng nó là cách chắc chắn nhất để không quên một phần việc nào cho đến khi đã quá muộn.