Getting Things Done (GTD) cho đội: từ phương pháp cá nhân đến thói quen chung

Getting Things Done, thường gọi tắt là GTD, là phương pháp quản lý công việc cá nhân do David Allen giới thiệu. Ý tưởng cốt lõi: tâm trí dùng để suy nghĩ, không phải để ghi nhớ. Khi mọi việc được đưa vào một hệ thống đáng tin, bạn có thể tập trung vào việc đang làm mà không lo quên việc khác.

Năm bước của GTD

1. Thu thập. Ghi lại mọi thứ cần làm, mọi ý tưởng, mọi lời hứa vào một chỗ. Không lọc, không đánh giá.

2. Làm rõ. Với mỗi mục, hỏi: đây có phải việc cần làm không? Nếu có, hành động tiếp theo là gì? Nếu mất dưới hai phút, làm ngay.

3. Sắp xếp. Đưa mỗi việc vào đúng chỗ: danh sách việc cần làm, lịch, danh sách chờ người khác, danh sách "có thể làm sau".

4. Xem lại. Mỗi tuần, xem lại toàn bộ hệ thống để cập nhật, dọn dẹp, lên kế hoạch.

5. Làm. Chọn việc dựa trên bối cảnh, thời gian và năng lượng hiện có.

Từ cá nhân đến đội

GTD vốn được thiết kế cho cá nhân. Khi cả đội cùng áp dụng tinh thần này, có một số điều chỉnh:

• Thu thập chung: yêu cầu công việc từ khách hàng, từ sếp đều đi vào một chỗ chung, không nằm rải rác trong tin nhắn riêng.
• Làm rõ khi giao: mỗi việc được giao phải có hành động tiếp theo rõ ràng, không chỉ là một chủ đề.
• Danh sách chờ: việc đang chờ người khác được đánh dấu rõ để không ai quên theo dõi.
• Xem lại tuần chung: buổi họp tuần của đội giống như bước xem lại của GTD.

Những điểm cần tránh

• Hệ thống quá phức tạp: GTD có nhiều danh sách và bối cảnh. Bắt đầu với phiên bản đơn giản.
• Bỏ qua bước xem lại tuần: không xem lại, hệ thống sẽ dần sai lệch và mất lòng tin.
• Chỉ thu thập mà không xử lý: danh sách phình ra mà không được làm rõ.

GTD với công cụ chung

Trên SupaNhanh, việc đội giao cho bạn tự động vào mục "Việc của tôi", việc đang chờ người khác có trạng thái "Bị chặn" kèm lý do, và việc "có thể làm sau" nằm trong một nhóm riêng. Bạn thêm việc mới chỉ bằng cách gõ tên và nhấn Enter, rồi làm rõ người làm, hạn sau.

GTD không phải là công cụ. Đó là thói quen tin tưởng vào hệ thống thay vì trí nhớ, và thói quen đó giúp cả cá nhân lẫn đội làm việc nhẹ nhàng hơn.