Chào đón thành viên mới vào dự án đang chạy

Dự án đã chạy được hai tháng, và đội cần thêm người. Người mới đến, được thêm vào nhóm chat với hai nghìn tin nhắn cũ, được gửi một thư mục đầy file, và được bảo "cứ đọc đi rồi hỏi". Cả tuần đầu, họ loay hoay tìm hiểu mà chưa đóng góp được gì.

Đưa người mới vào dự án đang chạy khác với onboarding vào công ty. Họ cần bối cảnh của dự án, và cần nhanh.

Chuẩn bị trước khi người mới đến

Tóm tắt dự án một trang:

• Mục tiêu và phạm vi.
• Các mốc đã qua, mốc sắp tới.
• Ai làm gì trong đội, ai là đầu mối với khách.
• Những quyết định quan trọng đã đưa ra và lý do.

Chọn người đồng hành: một thành viên hiện tại sẽ trả lời câu hỏi trong tuần đầu.

Chuẩn bị việc đầu tiên: một việc thật, vừa sức, hoàn thành được trong vài ngày.

Ngày đầu tiên

1. Gặp ngắn với người quản lý dự án: tóm tắt dự án, vai trò của họ.
2. Giới thiệu với đội và các bên liên quan chính.
3. Mời vào công cụ quản lý công việc của dự án.
4. Giao việc đầu tiên.

Tuần đầu

• Tham gia các buổi họp thường kỳ để nắm nhịp.
• Đọc lịch sử những việc liên quan trực tiếp đến phần việc của mình, không cần đọc hết.
• Hỏi người đồng hành bất cứ khi nào cần.

Đối tác và nhà thầu mới

Khi thêm đối tác bên ngoài vào dự án, hãy đảm bảo họ chỉ thấy những gì cần thiết. Họ cần biết phần việc của họ, các mốc liên quan, và đầu mối liên lạc, không cần biết thông tin nội bộ.

Lịch sử dự án là tài liệu onboarding

Khi mọi trao đổi đã nằm trên công việc, người mới không cần đọc hàng nghìn tin nhắn chat. Trên SupaNhanh, bạn mời người mới vào dự án bằng link hoặc mã mời gửi qua Zalo. Họ mở từng việc để đọc mô tả, bình luận và tệp liên quan. Đối tác bên ngoài vào với vai Khách, chỉ thấy đúng dự án được mời.

Người mới bắt nhịp nhanh không chỉ nhờ họ giỏi, mà nhờ dự án có thông tin sẵn sàng để họ tiếp nhận.