Chia nhỏ việc lớn: kỹ thuật việc con giúp đội về đích

"Chuẩn bị khai trương chi nhánh mới" là một việc có thật, nhưng không ai bắt tay vào làm được. Nó quá lớn, quá mơ hồ, và không có điểm bắt đầu. Kết quả là việc nằm im cho đến sát hạn.

Chia nhỏ việc lớn thành các việc con là cách đơn giản nhất để biến một mục tiêu thành hành động.

Dấu hiệu một việc cần được chia nhỏ

• Việc kéo dài hơn hai hoặc ba ngày.
• Cần từ hai người trở lên cùng làm.
• Bạn không trả lời được câu "bước đầu tiên là gì?".
• Mỗi lần hỏi tiến độ, câu trả lời đều là "đang làm".

Cách chia: từ kết quả đi ngược lại

Bắt đầu bằng hình ảnh việc đã xong, rồi hỏi "để có điều đó, cần những gì?". Ví dụ, khai trương chi nhánh cần: mặt bằng sẵn sàng, nhân sự đủ, hàng về kho, truyền thông chạy. Mỗi mục đó lại có thể chia tiếp.

Dừng chia khi mỗi việc con thỏa mãn ba điều:

1. Một người làm được, không cần họp để phân công lại.
2. Xong trong một đến hai ngày.
3. Có kết quả nhìn thấy được: một file, một cuộc gọi đã xong, một món hàng đã về.

Đừng chia quá vụn

Chia quá nhỏ cũng có hại. Nếu một việc con chỉ mất năm phút, nó nên là một dòng trong mô tả chứ không cần thành việc riêng. Danh sách hai trăm việc con khiến cả đội ngợp và bỏ không dùng.

Quy tắc dễ nhớ: một việc lớn thường có từ ba đến mười việc con. Nhiều hơn thế, có lẽ bạn đang có hai việc lớn.

Tiến độ tự hiện ra

Lợi ích lớn nhất của việc con là bạn không phải đoán tiến độ nữa. Khi bốn trên sáu việc con đã xong, bạn biết việc lớn đã đi được khoảng hai phần ba chặng đường, và biết chính xác phần nào còn thiếu.

Trên SupaNhanh, mỗi việc có danh sách việc con riêng, tick xong từng phần ngay trong việc cha, và vẫn giữ được người làm, hạn của việc cha. Cả đội nhìn vào là biết việc lớn đang tắc ở đâu.

Thử ngay hôm nay

Chọn một việc lớn nhất đang nằm im trong danh sách của đội. Dành mười phút chia nó thành các việc con theo cách trên, giao cho từng người, đặt hạn cho mỗi phần. Bạn sẽ ngạc nhiên vì việc "không ai động tới" bắt đầu chuyển động nhanh thế nào.