Chia sẻ kiến thức trong đội để không ai là "người duy nhất biết"

Anh Hùng là người duy nhất biết cách xử lý lỗi của máy cắt ở xưởng. Chị Mai là người duy nhất biết tài khoản quảng cáo được thiết lập thế nào. Khi anh Hùng nghỉ phép và máy hỏng, cả xưởng dừng cả ngày để chờ gọi điện hỏi.

Mỗi "người duy nhất biết" là một rủi ro. Và hầu hết đội có nhiều hơn một người như vậy.

Vì sao kiến thức không được chia sẻ

• Không có thời gian: viết hướng dẫn luôn bị xếp sau việc gấp.
• Không có chỗ để lưu: viết rồi cũng không biết để đâu.
• Không ai yêu cầu: đội quen với việc hỏi người biết.
• Đôi khi là cố ý: giữ kiến thức để giữ vị trí.

Bước 1: tìm "người duy nhất biết"

Hỏi đội: "Nếu người này nghỉ một tháng, việc gì sẽ bị ảnh hưởng?". Liệt kê những kiến thức, kỹ năng chỉ một người có. Đó là danh sách ưu tiên để chia sẻ.

Bước 2: ghi lại ngay trong công việc

Cách ít tốn công nhất là ghi kiến thức ngay khi làm việc. Khi xử lý một vấn đề, viết vài dòng vào bình luận: đã làm gì, vì sao. Lần sau gặp vấn đề tương tự, người khác tìm lại được.

Bước 3: hướng dẫn cặp đôi

Để người biết làm cùng một người khác vài lần. Người học ghi lại các bước theo cách họ hiểu. Cách này hiệu quả hơn nhiều so với đọc tài liệu.

Bước 4: chia sẻ định kỳ

• Mười phút chia sẻ trong buổi họp tuần: một người kể một mẹo, một bài học.
• Buổi chia sẻ tháng: ai vừa học được điều mới trình bày cho đội.

Bước 5: nơi lưu trữ dễ tìm

Kiến thức cần nằm ở nơi mọi người tìm được mà không phải hỏi. Các quy trình thường dùng có thể thành tài liệu hướng dẫn. Những kinh nghiệm gắn với công việc cụ thể nên nằm ngay trên việc đó.

Lịch sử công việc là kho kiến thức

Mỗi dự án đã xong với đầy đủ mô tả, bình luận và tệp đính kèm chính là một kho kiến thức. Trên SupaNhanh, dự án cũ vẫn giữ nguyên lịch sử trao đổi, người mới có thể mở ra xem đội đã làm dự án tương tự thế nào, gặp vấn đề gì và giải quyết ra sao.

Đội chia sẻ kiến thức tốt không chỉ an toàn hơn khi có người nghỉ, mà còn học nhanh hơn và ít phải phát minh lại cái bánh xe.