Chuyển từ Excel sang công cụ quản lý công việc: lộ trình 2 tuần

File Excel "Tiến độ dự án" có lẽ là tài liệu quen thuộc nhất ở các doanh nghiệp Việt. Nó linh hoạt, ai cũng biết dùng, và miễn phí. Nhưng nó có một điểm yếu chết người: nó chỉ đúng vào lúc ai đó vừa cập nhật. Sau đó mỗi người giữ một bản, và không bản nào khớp với thực tế.

Chuyển sang công cụ quản lý công việc không khó về kỹ thuật. Khó ở chỗ thay đổi thói quen. Đây là lộ trình hai tuần đã giúp nhiều đội làm được điều đó.

Tuần 1, ngày 1 đến 2: chọn một dự án thí điểm

Đừng chuyển mọi thứ cùng lúc. Chọn một dự án đang chạy, có từ ba đến tám người, không quá khẩn cấp. Dự án thí điểm là nơi đội học cách dùng mà không sợ làm hỏng việc lớn.

Tuần 1, ngày 3: nhập việc từ Excel

Chỉ nhập những việc còn đang mở. Việc đã xong trong quá khứ cứ để lại trong file cũ làm tài liệu tham khảo. Mỗi việc cần: tên, người làm, hạn. Mất khoảng một giờ cho một dự án vừa phải.

Tuần 1, ngày 4 đến 5: mời đội và thống nhất quy ước

Mời các thành viên vào dự án và họp 20 phút để thống nhất ba quy ước:

1. Việc mới được tạo trong công cụ, không trong Excel hay tin nhắn.
2. Làm xong thì tự đánh dấu xong.
3. Trao đổi về việc nào thì bình luận ngay trong việc đó.

Tuần 2: dùng thật, không song song

Đây là tuần quan trọng nhất. Ngừng cập nhật file Excel cho dự án thí điểm. Chạy hai hệ thống song song là cách chắc chắn nhất để thất bại, vì mọi người sẽ chọn cái quen thuộc hơn.

Mỗi sáng, họp đứng 10 phút trước bảng công việc. Cuối tuần, hỏi đội: điều gì dễ hơn, điều gì còn vướng?

Sau hai tuần: mở rộng

Nếu dự án thí điểm chạy ổn, chuyển tiếp các dự án khác, mỗi tuần một hai dự án. Những người đã quen từ dự án thí điểm sẽ là người hướng dẫn cho đồng nghiệp.

Chọn công cụ thế nào

Hãy chọn công cụ mà người ít rành công nghệ nhất trong đội cũng dùng được trong ngày đầu. Chức năng nhiều không có ý nghĩa nếu không ai dùng. SupaNhanh được làm theo hướng này: tiếng Việt, gõ tên việc rồi Enter là xong, có danh sách, bảng Kanban, Gantt, dùng thử miễn phí 7 ngày với một dự án. Xem hướng dẫn 5 bước để hình dung trước.