Đánh giá khối lượng công việc của từng người trong đội

Trong mọi đội đều có một hai người "việc gì cũng làm được". Vì vậy họ nhận mọi việc khó, mọi việc gấp, mọi việc không ai muốn làm. Cho đến một ngày họ xin nghỉ việc, và người quản lý mới nhận ra một nửa dự án nằm trên vai họ.

Đánh giá khối lượng công việc không phải để kiểm soát, mà để bảo vệ người giỏi nhất của bạn.

Dấu hiệu quá tải

• Một người luôn có nhiều việc quá hạn hơn người khác, dù họ làm việc chăm chỉ.
• Họ trả lời tin nhắn công việc lúc khuya.
• Chất lượng công việc giảm dần, lỗi nhỏ xuất hiện nhiều hơn.
• Họ bắt đầu từ chối hoặc im lặng khi được giao việc.

Nhìn khối lượng bằng số liệu

Cảm giác thường sai. Hãy nhìn vào dữ liệu:

1. Số việc đang mở của mỗi người.
2. Số việc quá hạn của mỗi người.
3. Số việc có hạn trong tuần này.

Con số không hoàn hảo, vì việc có lớn có nhỏ, nhưng chênh lệch lớn giữa các thành viên luôn đáng để hỏi.

Hỏi trực tiếp

Số liệu cho biết "bao nhiêu", còn người làm cho biết "nặng thế nào". Trong buổi nói chuyện hằng tuần, hãy hỏi:

• Tuần này bạn thấy khối lượng việc thế nào, từ 1 đến 5?
• Việc nào đang chiếm nhiều thời gian nhất?
• Có việc nào bạn nghĩ người khác làm phù hợp hơn không?

Cân bằng lại

Khi phát hiện chênh lệch, có ba cách:

1. Chuyển bớt việc sang người đang nhẹ việc hơn, kèm bàn giao rõ ràng.
2. Lùi hạn những việc không gấp.
3. Bỏ bớt việc không thực sự cần thiết. Đây là lựa chọn hay bị quên nhất.

Dữ liệu sẵn có trong công cụ

Trên SupaNhanh, trang chủ workspace có biểu đồ việc theo từng người, và bạn có thể lọc danh sách theo người làm để xem ai đang giữ những việc gì. Mục "Việc của tôi" giúp mỗi người tự thấy khối lượng của mình và chủ động lên tiếng khi quá tải.

Một đội bền vững là đội mà công việc được chia đều theo năng lực, không phải theo việc ai ít từ chối nhất.