Khi nào nên dùng danh sách, khi nào nên dùng bảng Kanban

Khi bắt đầu quản lý công việc cho đội, câu hỏi đầu tiên thường là: dùng danh sách hay dùng bảng Kanban? Câu trả lời ngắn: tùy việc bạn muốn nhìn thấy điều gì. Hai cách không loại trừ nhau, chúng là hai góc nhìn khác nhau cho cùng một khối việc.

Danh sách: mạnh về chi tiết và thứ tự

Danh sách xếp việc thành từng dòng, thường nhóm theo giai đoạn hoặc thời gian. Nó phù hợp khi:

• Bạn cần thấy nhiều việc cùng lúc với hạn, người làm, mức ưu tiên.
• Bạn đang lập kế hoạch và thêm việc liên tục.
• Việc có thứ tự thời gian rõ ràng, như chuẩn bị một sự kiện.
• Đội mới làm quen, chưa quen với khái niệm cột trạng thái.

Điểm yếu của danh sách là khó thấy việc đang tắc ở bước nào.

Bảng Kanban: mạnh về luồng công việc

Bảng Kanban xếp việc thành các thẻ trong các cột trạng thái, ví dụ Cần làm, Đang làm, Bị chặn, Xong. Nó phù hợp khi:

• Bạn muốn thấy việc đang dồn ở đâu.
• Công việc đi qua các bước lặp lại, như xử lý yêu cầu khách hàng.
• Đội họp nhanh mỗi sáng và cần nhìn tổng quan trong một phút.
• Bạn muốn giới hạn số việc đang làm cùng lúc.

Điểm yếu của bảng là khó xem nhiều thông tin chi tiết khi có hàng trăm thẻ.

Cách chọn nhanh

1. Đang lập kế hoạch: dùng danh sách.
2. Đang thực hiện hằng ngày: dùng bảng.
3. Cần xem lịch và thời lượng: dùng biểu đồ Gantt.

Không cần chọn một

Cách tốt nhất là dùng một công cụ cho phép chuyển qua lại mà không nhập dữ liệu hai lần. Trên SupaNhanh, mỗi dự án có ba cách xem là Danh sách, Bảng và Gantt, dùng chung một dữ liệu. Bạn thêm việc ở danh sách, kéo thẻ trên bảng để đổi trạng thái, rồi kéo thanh trên Gantt để dời lịch.

Một quy trình mẫu

Đầu dự án, trưởng nhóm dùng danh sách để liệt kê và chia việc. Trong lúc thực hiện, cả đội dùng bảng Kanban trong buổi họp đứng mỗi sáng. Mỗi tuần, người quản lý mở Gantt để kiểm tra lịch còn khớp với các mốc hay không.

Danh sách hay Kanban không phải cuộc chiến. Hãy chọn góc nhìn giúp đội trả lời câu hỏi quan trọng nhất ở thời điểm đó.