Danh sách việc chung của cả đội: xây dựng thế nào cho hiệu quả

Mỗi người trong đội thường có một danh sách việc của riêng mình: trong sổ tay, trong ghi chú điện thoại, hoặc trong đầu. Vấn đề là không ai nhìn thấy danh sách của người khác. Người quản lý phải hỏi từng người để ráp lại bức tranh chung.

Một danh sách việc chung giải quyết đúng điều đó: một nơi duy nhất, ai cũng thấy, ai cũng cập nhật.

Nguyên tắc 1: một nguồn sự thật

Nếu việc vừa nằm trong danh sách chung, vừa nằm trong file Excel riêng, vừa nằm trong tin nhắn, sớm muộn ba nơi sẽ lệch nhau. Hãy thống nhất: việc nào không có trong danh sách chung thì coi như không tồn tại.

Nguyên tắc 2: nhóm việc theo cách đội suy nghĩ

Danh sách hai trăm dòng không ai đọc nổi. Hãy chia thành các nhóm có ý nghĩa với đội:

• Theo giai đoạn: Chuẩn bị, Thực hiện, Nghiệm thu.
• Theo thời gian: Tháng 9, Tháng 10.
• Theo hạng mục: Thiết kế, Mua hàng, Thi công.

Chọn một cách và giữ nhất quán trong cùng dự án.

Nguyên tắc 3: mỗi dòng đủ thông tin tối thiểu

Mỗi việc trong danh sách chung cần ít nhất: tên việc rõ ràng, người làm, hạn. Mô tả, tệp đính kèm, việc con là phần thêm khi cần. Một việc không có người làm là việc không ai làm.

Nguyên tắc 4: dọn dẹp định kỳ

Danh sách chung dễ biến thành bãi chứa: việc cũ không ai xóa, việc không còn cần làm vẫn nằm đó. Mỗi tuần, người quản lý nên lướt qua một lượt:

1. Việc nào đã xong nhưng chưa đánh dấu?
2. Việc nào không còn cần làm nữa? Xóa đi.
3. Việc nào quá hạn lâu mà không ai động tới? Hỏi lý do và đặt lại hạn.

Danh sách, bảng hay biểu đồ?

Danh sách là cách nhìn quen thuộc và dễ bắt đầu nhất. Khi đội đã quen, bạn có thể nhìn cùng dữ liệu đó dưới dạng bảng Kanban để thấy việc đang ở bước nào, hoặc Gantt để thấy lịch. Trên SupaNhanh, cả ba cách nhìn dùng chung một dữ liệu: thêm việc ở danh sách thì bảng và Gantt cũng cập nhật theo.

Một danh sách việc chung không cần phức tạp. Nó chỉ cần đầy đủ, được cập nhật và được cả đội tin dùng.