Giảm tin nhắn công việc ngoài giờ mà không ảnh hưởng tiến độ

Mười giờ tối, điện thoại rung: "Em ơi mai nhớ gửi báo giá cho khách nhé." Tin nhắn không gấp, người gửi chỉ sợ quên. Nhưng người nhận thì đã bị kéo lại vào công việc, và lần sau, họ sẽ kiểm tra điện thoại trước khi ngủ vì lo có tin nhắn.

Khi tin nhắn ngoài giờ trở thành bình thường, không ai thật sự được nghỉ.

Vì sao tin nhắn ngoài giờ xảy ra

• Người gửi sợ quên: nghĩ ra việc gì là gửi ngay.
• Không có nơi ghi lại: không có công cụ để giao việc có hạn cho ngày mai.
• Văn hóa ngầm: sếp nhắn khuya, nhân viên nghĩ phải trả lời ngay để thể hiện trách nhiệm.
• Việc thật sự gấp: đôi khi có, nhưng hiếm hơn nhiều so với số tin nhắn.

Thống nhất khung giờ yên lặng

Đội thống nhất: sau một giờ nhất định buổi tối và cuối tuần, không gửi tin nhắn công việc, trừ trường hợp khẩn cấp đã định nghĩa. Khẩn cấp là gì? Ví dụ: sự cố tại công trình, khách hàng lớn có vấn đề nghiêm trọng. Khẩn cấp thì gọi điện, không nhắn tin.

Ghi lại thay vì gửi đi

Khi nghĩ ra việc vào buổi tối, thay vì nhắn cho người khác, hãy ghi lại ở nơi họ sẽ đọc vào sáng mai:

1. Tạo việc với người làm và hạn trong công cụ quản lý công việc.
2. Hoặc viết bình luận vào việc liên quan.
3. Hoặc dùng chức năng hẹn giờ gửi nếu ứng dụng chat hỗ trợ.

Người nhận thấy vào giờ làm việc, người gửi không lo quên.

Không kỳ vọng trả lời ngay

Nếu ai đó vẫn nhắn ngoài giờ, người nhận không có nghĩa vụ trả lời ngay. Hãy nói rõ điều này với đội, để những người muốn ngắt kết nối không cảm thấy có lỗi.

Công việc vẫn chạy khi mọi người nghỉ

Lý do lớn khiến người ta nhắn ngoài giờ là sợ việc bị trễ. Khi mọi việc đã có hạn và hệ thống tự nhắc vào đúng lúc, nỗi lo đó giảm đi. Trên SupaNhanh, bạn tạo việc cho ngày mai lúc tối muộn, người làm nhận thông báo trong ứng dụng, và họ đọc khi bắt đầu ngày làm việc. Nhắc hạn tự động thay cho những tin nhắn "nhớ làm nhé".

Nghỉ ngơi thật sự giúp đội làm việc tốt hơn vào ngày hôm sau. Bảo vệ thời gian nghỉ của đội là bảo vệ năng suất của đội.