Giao tiếp bất đồng bộ: làm việc hiệu quả mà không cần trả lời ngay

Một nhân viên đang tập trung viết báo cáo thì nhận tin nhắn: "Em ơi, file hôm trước đâu nhỉ?". Trả lời mất hai phút, nhưng lấy lại sự tập trung mất hai mươi phút. Nhân mười lần mỗi ngày, cả buổi sáng đã trôi qua.

Giao tiếp bất đồng bộ là cách để đội trao đổi mà không bắt người khác phải dừng việc của họ.

Đồng bộ và bất đồng bộ

• Đồng bộ: hai bên phải có mặt cùng lúc. Gọi điện, họp, chat và mong trả lời ngay.
• Bất đồng bộ: người gửi viết ra, người nhận trả lời khi thuận tiện. Bình luận trên công việc, tin nhắn không gấp, tài liệu.

Cả hai đều cần. Vấn đề là nhiều đội dùng đồng bộ cho mọi thứ.

Khi nào nên bất đồng bộ

• Cập nhật tiến độ.
• Câu hỏi không chặn công việc của bạn.
• Góp ý tài liệu, thiết kế.
• Thông báo thông tin.

Khi nào cần đồng bộ

• Sự cố khẩn cấp.
• Vấn đề phức tạp cần trao đổi qua lại nhiều.
• Chủ đề nhạy cảm, dễ hiểu lầm qua chữ viết.
• Xây dựng quan hệ, gắn kết đội.

Viết để không cần hỏi lại

Giao tiếp bất đồng bộ chỉ hiệu quả khi tin nhắn đủ rõ. Một tin nhắn tốt có:

1. Bối cảnh: đang nói về việc gì.
2. Yêu cầu cụ thể: cần người nhận làm gì.
3. Hạn: khi nào cần phản hồi.
4. Thông tin kèm theo: file, đường dẫn liên quan.

"Anh ơi" rồi chờ trả lời mới nói tiếp là kiểu tin nhắn kém hiệu quả nhất: người nhận bị gián đoạn mà chưa biết vì sao.

Giao tiếp gắn với công việc

Cách bất đồng bộ tốt nhất là trao đổi ngay trên công việc liên quan. Câu hỏi về báo giá nằm trong việc báo giá, góp ý thiết kế nằm trong việc thiết kế. Ai cần bối cảnh chỉ cần mở việc ra đọc.

Trên SupaNhanh, mỗi việc có phần bình luận riêng, bạn gõ @ để nhắc đúng người cần trả lời, và người đó nhận thông báo trong ứng dụng để trả lời khi thuận tiện. Những người theo dõi việc cũng nhận được cập nhật mà không cần ai phải chuyển tiếp.

Giao tiếp bất đồng bộ không làm đội chậm lại. Nó giúp mọi người có thời gian để làm những việc thực sự cần tập trung.