SupaNhanh
Đăng nhập
Đối tác & khách hàng

Giao tiếp với đối tác qua Zalo chuyên nghiệp và không thất lạc

Zalo là kênh liên lạc quen thuộc nhất với đối tác Việt Nam. Cách dùng Zalo chuyên nghiệp, tránh thất lạc thông tin và kết hợp với công cụ quản lý công việc.

Đội ngũ SupaNhanh · · 2 phút đọc

Ở Việt Nam, phần lớn trao đổi với đối tác, nhà thầu, khách hàng diễn ra qua Zalo. Nó nhanh, ai cũng dùng, không cần cài thêm gì. Nhưng Zalo được thiết kế cho trò chuyện, không phải cho quản lý công việc, và nhiều thông tin quan trọng bị thất lạc giữa các cuộc trò chuyện.

Những vấn đề thường gặp

  • Yêu cầu quan trọng bị trôi giữa hàng trăm tin nhắn.
  • File gửi qua Zalo khó tìm lại sau vài tuần.
  • Nhân viên nghỉ việc, lịch sử trao đổi với đối tác đi theo tài khoản cá nhân.
  • Không rõ ai đã hứa gì, hạn khi nào.

Dùng Zalo chuyên nghiệp

Nhóm riêng cho từng dự án. Không trộn nhiều dự án trong một nhóm. Đặt tên nhóm rõ ràng: "Công trình Cầu Giấy - Nội thất An Phát".

Có mặt người của công ty trong nhóm. Không để quan hệ với đối tác chỉ nằm trong tin nhắn riêng của một nhân viên.

Tin nhắn đầy đủ. Một tin nhắn có đủ bối cảnh, yêu cầu, hạn, thay vì nhiều tin ngắn rời rạc.

Xác nhận bằng chữ. Sau cuộc gọi quan trọng, nhắn lại tóm tắt những gì đã thống nhất.

Giờ liên lạc hợp lý. Tôn trọng thời gian nghỉ của đối tác, trừ khi khẩn cấp.

Zalo để liên lạc, công việc ở nơi khác

Cách hiệu quả là chia vai trò rõ ràng:

  1. Zalo: liên lạc nhanh, báo tin, gọi điện khi cần.
  2. Công cụ quản lý công việc: việc cần làm, hạn, tài liệu, trao đổi chi tiết về từng việc.

Khi có yêu cầu mới qua Zalo, tạo thành việc trong công cụ. Khi cần đối tác chú ý đến một việc, dán đường dẫn vào Zalo.

Giữ lịch sử khi nhân sự thay đổi

Khi mọi thỏa thuận với đối tác được ghi lại trên công việc chung, việc thay đổi nhân sự không làm mất thông tin. Người tiếp quản đọc lại là nắm được.

SupaNhanh được thiết kế để đi cùng Zalo

SupaNhanh không thay thế Zalo mà bổ trợ cho nó: bạn gửi link hoặc mã mời vào dự án qua Zalo, đường dẫn đến từng việc có thể dán vào nhóm chat, và khi cần hỗ trợ, bạn nhắn Zalo cho đội SupaNhanh ngay từ trang web. Còn công việc, tài liệu, trao đổi chi tiết thì nằm ngăn nắp trong dự án, không trôi theo dòng tin nhắn.

Zalo giúp bạn nói chuyện với đối tác nhanh chóng. Một nơi quản lý công việc giúp những gì đã nói không bị lãng quên.

Áp dụng ngay với cả team trên SupaNhanh

Giao việc, việc con, bảng Kanban, Gantt và nhắc hạn tự động — miễn phí 7 ngày, không cần thẻ.

Dùng thử miễn phí Chat Zalo với Mỹ An

Đọc tiếp