SupaNhanh
Đăng nhập
Đối tác & khách hàng

Mời đối tác vào dự án an toàn: từ lời mời đến khi rời dự án

Cho người ngoài vào dự án giúp phối hợp nhanh nhưng cần kiểm soát. Quy trình mời, cấp quyền đúng mức và thu hồi quyền khi đối tác kết thúc hợp tác.

Đội ngũ SupaNhanh · · 2 phút đọc

Công ty bạn cần làm việc với nhà thầu, freelancer, khách hàng trên cùng một dự án. Cho họ tham gia trực tiếp giúp mọi thứ nhanh hơn nhiều so với chuyển tiếp thông tin qua tin nhắn. Nhưng đi kèm là câu hỏi: họ sẽ thấy những gì, và khi hợp tác kết thúc thì sao?

Nguyên tắc: quyền tối thiểu cần thiết

Người ngoài công ty chỉ nên thấy đúng những gì họ cần để làm việc: dự án họ tham gia, những người cùng dự án, tài liệu liên quan. Không thấy các dự án khác, không thấy danh sách toàn bộ nhân sự, không thấy thông tin tài chính nội bộ.

Bước 1: chuẩn bị trước khi mời

  • Dự án đã được tổ chức, việc của đối tác đã được tạo sẵn.
  • Những trao đổi nội bộ nhạy cảm được tách sang nơi riêng.
  • Xác định đầu mối phía bạn làm việc với đối tác.

Bước 2: gửi lời mời có kiểm soát

Lời mời tốt nên:

  1. Gắn với đúng dự án, không phải toàn bộ công ty.
  2. Có thời hạn: lời mời hết hiệu lực sau vài ngày nếu không dùng.
  3. Giới hạn số lượt với lời mời dùng chung cho nhiều người.
  4. Gửi qua kênh riêng, như tin nhắn trực tiếp, không đăng công khai.

Bước 3: hướng dẫn ngắn khi đối tác vào

Giới thiệu dự án, phần việc của họ, cách cập nhật tiến độ, cách trao đổi. Năm phút hướng dẫn giúp đối tác dùng đúng cách ngay từ đầu.

Bước 4: rà soát định kỳ

Mỗi tháng, xem danh sách người ngoài đang có quyền truy cập. Ai đã hết hợp tác? Ai không còn cần thiết?

Bước 5: thu hồi khi kết thúc

Khi đối tác hoàn thành phần việc, gỡ họ khỏi dự án. Lịch sử công việc và tài liệu họ đã đóng góp vẫn được giữ lại.

Cách SupaNhanh xử lý việc mời đối tác

SupaNhanh có vai Khách dành riêng cho người ngoài công ty. Bạn tạo link hoặc mã mời cá nhân cho một người, hoặc mời nhóm dùng chung với số lượt giới hạn, có thời hạn từ 1 đến 14 ngày, gửi qua Zalo. Khách chỉ thấy dự án được thêm vào và những người cùng dự án. Tệp đính kèm chỉ tải được khi có quyền xem dự án. Khi hợp tác kết thúc, quản trị workspace gỡ khách khỏi workspace trong vài giây.

Cộng tác với người ngoài không cần phải đánh đổi an toàn. Chỉ cần quyền truy cập được thiết kế đúng từ đầu.

Áp dụng ngay với cả team trên SupaNhanh

Giao việc, việc con, bảng Kanban, Gantt và nhắc hạn tự động — miễn phí 7 ngày, không cần thẻ.

Dùng thử miễn phí Chat Zalo với Mỹ An

Đọc tiếp