Giao việc từ xa: quản lý đội làm việc phân tán hiệu quả

Đội của bạn có người ở văn phòng Hà Nội, người ở chi nhánh Đà Nẵng, người đi công trường, người làm ở nhà hai ngày một tuần. Ở văn phòng, bạn chỉ cần quay sang hỏi. Nhưng với đội phân tán, những cuộc trao đổi nhanh ấy biến mất, và cùng với chúng là rất nhiều thông tin.

Quản lý đội từ xa không cần công cụ phức tạp. Nó cần mọi thứ được viết ra và đặt ở một chỗ chung.

Nguyên tắc 1: viết ra mọi thứ quan trọng

Ở văn phòng, bạn có thể giải thích việc bằng lời. Với đội từ xa, lời nói dễ bị quên hoặc hiểu sai. Mỗi việc cần có mô tả bằng chữ: kết quả mong đợi, hạn, tài liệu liên quan.

Nguyên tắc 2: một nơi duy nhất cho công việc

Khi đội phân tán, việc rải rác ở nhiều kênh là thảm họa. Hãy thống nhất: mọi việc nằm trong một công cụ, mọi trao đổi về việc nằm trong phần bình luận của việc đó.

Nguyên tắc 3: trạng thái thay cho câu hỏi

Bạn không thể nhìn qua vai đồng nghiệp để xem họ đang làm gì. Trạng thái việc làm điều đó thay bạn. Quy ước: bắt đầu làm thì chuyển sang "Đang làm", vướng thì "Bị chặn", xong thì "Xong".

Nguyên tắc 4: nhịp họp ngắn và đều

Đội từ xa cần nhịp gặp nhau đều đặn nhưng ngắn:

1. Họp đứng online 15 phút mỗi sáng hoặc vài buổi một tuần.
2. Buổi 1-1 giữa quản lý và từng người mỗi tuần.
3. Tổng kết tuần ngắn bằng chữ vào chiều thứ Sáu.

Nguyên tắc 5: tôn trọng múi giờ và giờ riêng

Với người ở công trường hay làm ở nhà, lịch làm việc có thể khác nhau. Hãy dùng giao tiếp bất đồng bộ: viết bình luận để người kia trả lời khi tiện, thay vì gọi điện đòi trả lời ngay.

Đội ở hiện trường cần công cụ trên điện thoại

Người đi công trường hay gặp khách chủ yếu cầm điện thoại. Công cụ quản lý việc phải dùng tốt trên điện thoại, nếu không họ sẽ quay lại nhắn tin. SupaNhanh cài được lên màn hình chính điện thoại như một ứng dụng, tick xong việc bằng một chạm, thêm việc nhanh và xem bình luận ngay tại hiện trường.

Đội từ xa làm việc tốt không nhờ giám sát chặt, mà nhờ mọi người biết rõ mình cần làm gì và thông tin luôn sẵn ở một chỗ.