Giao việc rõ ràng: công thức 5 yếu tố cho mỗi đầu việc

Phần lớn việc bị trễ không phải vì người làm lười, mà vì ngay từ lúc giao, hai bên đã hiểu khác nhau. Người giao nghĩ "việc này đơn giản", người nhận thì đoán ý. Một tuần sau, kết quả ra đời và không ai hài lòng.

Tin tốt là giao việc rõ ràng là một kỹ năng học được. Chỉ cần mỗi đầu việc có đủ năm yếu tố dưới đây, số lần phải hỏi lại và làm lại sẽ giảm hẳn.

1. Kết quả mong đợi, không phải hành động

"Làm báo giá cho khách ABC" là một hành động. "Gửi khách ABC báo giá 3 phương án, có giá vận chuyển, bản PDF" là một kết quả. Khi viết tên việc, hãy mô tả trạng thái cuối cùng mà bạn muốn nhìn thấy.

Một mẹo nhỏ: hãy tự hỏi "Làm sao tôi biết việc này đã xong?". Câu trả lời chính là kết quả mong đợi.

2. Một người chịu trách nhiệm

Một việc có thể có nhiều người cùng làm, nhưng chỉ nên có một người chịu trách nhiệm cuối cùng. Khi giao cho "cả nhóm", việc thường rơi vào khoảng trống giữa các thành viên: ai cũng nghĩ người khác đang làm.

• Nếu việc cần nhiều người, hãy chia thành các việc con, mỗi việc con một người.
• Người chịu trách nhiệm chính là người được hỏi "tiến độ thế nào?".

3. Hạn chót có lý do

Một hạn chót tốt đi kèm lý do: "Thứ Sáu, vì thứ Hai khách họp duyệt". Lý do giúp người nhận tự ưu tiên khi có nhiều việc cùng lúc, và biết có thể xin lùi hạn hay không.

Tránh hạn kiểu "càng sớm càng tốt". Với người nhận, câu đó thường có nghĩa là "khi nào rảnh".

4. Bối cảnh vừa đủ

Người nhận cần biết việc này phục vụ mục tiêu gì, đã có tài liệu nào, ai là người nên hỏi khi vướng. Bạn không cần viết cả trang, ba đến năm dòng là đủ:

1. Việc này để làm gì.
2. Tài liệu tham khảo đính kèm ở đâu.
3. Những điều không cần làm, để tránh làm thừa.

5. Cách báo "xong"

Việc kết thúc khi nào: khi gửi file cho bạn, khi khách xác nhận, hay khi đã đăng lên web? Hãy thống nhất trước. Nhiều đội dùng quy ước đơn giản: làm xong thì tự đánh dấu hoàn thành và để lại một bình luận ngắn kèm đường dẫn kết quả.

Áp dụng với cả đội trong một tuần

Bạn không cần thay đổi mọi thứ cùng lúc. Tuần này, hãy thử viết mọi việc mới theo năm yếu tố trên. Cuối tuần, đếm xem có bao nhiêu lần người nhận phải hỏi lại so với trước.

Nếu đội bạn đang giao việc qua tin nhắn, hãy chuyển việc sang một nơi mà mỗi việc có người làm, hạn và lịch sử trao đổi riêng. Trên SupaNhanh, mỗi việc có sẵn ô người làm, hạn, mức ưu tiên, mô tả, tệp đính kèm và bình luận, nên năm yếu tố này có chỗ nằm rõ ràng. Xem thêm hướng dẫn 5 bước để bắt đầu.

Giao việc rõ ràng mất thêm hai phút lúc đầu, nhưng tiết kiệm hàng giờ hỏi lại về sau. Đó là khoản đầu tư có lời nhất của mọi người quản lý.