Giới hạn WIP: làm ít việc cùng lúc hơn để xong nhiều việc hơn

Một đội năm người có hai mươi việc đang làm dở. Việc nào cũng tiến một chút mỗi ngày, nhưng rất ít việc về đích. Khách hàng hỏi, câu trả lời luôn là "đang làm". Đội bận rộn nhưng không giao được kết quả.

Giới hạn WIP, tức số việc đang làm cùng lúc, là cách đơn giản để thoát khỏi tình trạng này.

WIP là gì

WIP là viết tắt của "work in progress", nghĩa là công việc đang làm dở. Trên bảng Kanban, đó là số thẻ trong cột "Đang làm". Giới hạn WIP là đặt ra con số tối đa cho cột này.

Vì sao làm ít hơn lại xong nhiều hơn

• Ít chuyển đổi: mỗi người tập trung vào ít việc hơn, ít mất thời gian chuyển qua lại.
• Việc xong nhanh hơn: một việc làm liền mạch xong sớm hơn nhiều so với làm rải rác.
• Lộ ra điểm tắc: khi cột "Đang làm" đầy, đội phải giải quyết việc đang tắc thay vì bắt đầu việc mới.
• Giao kết quả đều đặn: khách hàng và người quản lý thấy việc về đích thường xuyên hơn.

Đặt giới hạn thế nào

Không có con số chuẩn cho mọi đội. Một điểm khởi đầu phổ biến:

• Cá nhân: mỗi người không quá hai ba việc đang làm.
• Đội: tổng số việc đang làm khoảng bằng số người, hoặc nhiều hơn một chút.

Thử trong hai tuần, quan sát, rồi điều chỉnh.

Khi cột đang làm đã đầy

Đây là lúc giới hạn WIP phát huy tác dụng. Thay vì bắt đầu việc mới, đội hỏi:

1. Việc nào đang bị chặn, ai có thể giúp gỡ?
2. Việc nào gần xong, ai có thể giúp hoàn thành?
3. Có cần kiểm tra, duyệt việc nào để nó chuyển sang "Xong"?

Những khó khăn thường gặp

• Việc gấp chen vào: chấp nhận vượt giới hạn cho việc thật sự khẩn cấp, nhưng xem đó là ngoại lệ.
• Cảm giác nhàn rỗi: khi không được bắt đầu việc mới, hãy giúp đồng nghiệp hoàn thành việc của họ.
• Việc chờ người ngoài: tách chúng sang cột "Bị chặn" để không chiếm chỗ trong "Đang làm".

Nhìn thấy WIP trên bảng

Trên bảng Kanban của SupaNhanh, mỗi cột hiển thị số việc đang có, nên đội thấy ngay cột "Đang làm" có đang quá tải không. Việc bị chặn có cột riêng, giúp phân biệt việc đang thật sự được làm với việc đang chờ.

Giới hạn WIP dạy đội một bài học quan trọng: giá trị nằm ở những việc đã xong, không phải những việc đã bắt đầu.