Họp định kỳ với khách hàng: ngắn, đều và có kết quả

Có hai kiểu họp định kỳ với khách hàng. Kiểu thứ nhất: nửa giờ đọc lại danh sách việc, khách hỏi vài câu, kết thúc mà không có gì mới. Kiểu thứ hai: nửa giờ trình bày kết quả, khách quyết định hai vấn đề đang chờ, cả hai bên rõ bước tiếp theo. Sự khác biệt nằm ở cách chuẩn bị.

Tần suất phù hợp

• Dự án ngắn, cường độ cao: mỗi tuần một lần.
• Dự án dài, nhịp ổn định: hai tuần một lần.
• Giai đoạn quan trọng: tăng tần suất tạm thời.

Nhịp đều quan trọng hơn tần suất cao. Khách biết chắc thứ Năm nào cũng có họp sẽ ít gọi điện đột xuất hơn.

Cấu trúc 30 phút

Phút 0 đến 5: tóm tắt tình hình. Tiến độ tổng thể, dự án đang đúng lịch hay có rủi ro.

Phút 5 đến 15: kết quả mới. Cho khách xem những gì đã hoàn thành: thiết kế, ảnh thi công, bản nháp.

Phút 15 đến 25: quyết định cần khách đưa ra. Đây là phần quan trọng nhất. Chuẩn bị sẵn các phương án để khách chọn.

Phút 25 đến 30: bước tiếp theo. Ai làm gì trước buổi họp sau, khách cần cung cấp gì.

Chuẩn bị trước buổi họp

1. Cập nhật tiến độ thực tế trong công cụ.
2. Liệt kê những quyết định cần khách đưa ra, kèm phương án.
3. Chuẩn bị tài liệu, hình ảnh để trình bày.
4. Gửi chương trình ngắn cho khách trước một ngày.

Sau buổi họp

Gửi tóm tắt trong vòng một ngày: quyết định đã chốt, việc cần làm, người phụ trách, hạn. Tóm tắt này là căn cứ khi có tranh cãi về sau.

Họp hiệu quả hơn khi tiến độ đã minh bạch

Trên SupaNhanh, khi khách được mời vào dự án với vai Khách, họ tự xem tiến độ và kết quả trước buổi họp. Buổi họp chỉ cần tập trung vào quyết định. Những việc cần khách làm sau họp có thể giao thẳng cho đầu mối phía khách, kèm hạn, để họ nhận thông báo và nhắc hạn như mọi thành viên khác.

Buổi họp định kỳ tốt là buổi họp khách mong chờ, vì họ luôn rời đi với điều gì đó rõ ràng hơn.