Kanban là gì: hướng dẫn cho người mới bắt đầu

Kanban là từ tiếng Nhật, có nghĩa gần như "thẻ" hoặc "bảng hiệu". Phương pháp này bắt nguồn từ hệ thống sản xuất của Toyota, nơi các thẻ được dùng để báo hiệu khi nào cần sản xuất thêm. Ngày nay, Kanban được dùng rộng rãi trong quản lý công việc văn phòng, phần mềm, marketing, xây dựng và nhiều lĩnh vực khác.

Ý tưởng cốt lõi

Kanban giúp bạn nhìn thấy công việc. Mỗi việc là một thẻ, mỗi bước trong quy trình là một cột. Thẻ di chuyển từ trái sang phải khi công việc tiến triển. Chỉ cần nhìn bảng, cả đội biết việc gì đang ở đâu.

Bảng Kanban cơ bản

Bảng đơn giản nhất có ba cột:

1. Cần làm: việc đã được xác định nhưng chưa bắt đầu.
2. Đang làm: việc đang được thực hiện.
3. Xong: việc đã hoàn thành.

Nhiều đội thêm cột Bị chặn để làm nổi bật những việc đang chờ người khác hoặc gặp vướng mắc.

Bốn nguyên tắc của Kanban

1. Bắt đầu từ quy trình hiện tại. Không cần thay đổi cách làm việc ngay. Vẽ quy trình đang có lên bảng trước.

2. Hiển thị công việc. Mọi việc đều phải có thẻ. Việc vô hình không thể được quản lý.

3. Giới hạn việc đang làm. Đặt số việc tối đa cho cột "Đang làm" để đội hoàn thành việc thay vì bắt đầu quá nhiều.

4. Cải tiến liên tục. Quan sát bảng để thấy việc tắc ở đâu, rồi cải tiến quy trình từng chút.

Dựng bảng Kanban đầu tiên

1. Liệt kê các bước công việc của đội, giữ ở mức ba đến năm cột.
2. Viết mỗi việc đang có lên một thẻ, kèm người làm và hạn.
3. Đặt thẻ vào đúng cột.
4. Thống nhất: ai bắt đầu hay xong việc thì tự kéo thẻ.
5. Họp đứng mỗi sáng trước bảng.

Kanban phù hợp với ai

• Đội có công việc liên tục đến, như hỗ trợ khách hàng, xử lý đơn hàng.
• Đội muốn thấy rõ việc đang tắc ở đâu.
• Đội không muốn thay đổi quy trình quá nhiều cùng lúc.

Bảng Kanban trên SupaNhanh

Mỗi dự án trên SupaNhanh có sẵn chế độ xem Bảng với bốn cột Cần làm, Đang làm, Bị chặn và Xong. Kéo thả thẻ để đổi trạng thái, và những người liên quan nhận thông báo khi việc chuyển cột. Cùng dữ liệu đó có thể xem dưới dạng danh sách hoặc Gantt khi cần.

Kanban đơn giản đến mức ai cũng bắt đầu được trong một buổi chiều, nhưng đủ sâu để giúp đội cải tiến trong nhiều năm.