Khi nào nhắn tin, khi nào gọi, khi nào họp: chọn đúng kênh

Có những cuộc họp một giờ lẽ ra chỉ cần một tin nhắn. Có những chuỗi năm mươi tin nhắn lẽ ra chỉ cần một cuộc gọi năm phút. Chọn sai kênh giao tiếp không chỉ lãng phí thời gian mà còn tạo ra hiểu lầm.

Bình luận trên công việc

Dùng khi: trao đổi về một việc cụ thể, cần lưu lại để người khác đọc sau.

• Hỏi chi tiết về yêu cầu.
• Cập nhật tiến độ, báo vướng.
• Góp ý kết quả, gửi file mới.

Ưu điểm: mọi trao đổi nằm cùng công việc, ai cũng tra lại được.

Tin nhắn chat

Dùng khi: câu hỏi nhanh, không gắn với việc cụ thể, cần phản hồi trong vài giờ.

• "Chiều nay ai ở văn phòng?"
• Thông báo ngắn cho cả nhóm.

Nhược điểm: trôi nhanh, khó tìm lại. Không dùng để giao việc.

Gọi điện

Dùng khi: cần trao đổi qua lại nhiều, cần giải quyết nhanh, hoặc chủ đề dễ hiểu lầm qua chữ.

• Một vấn đề đã trao đổi qua tin nhắn năm lần mà chưa rõ.
• Tin xấu cần báo với khách hàng.
• Góp ý nhạy cảm với đồng nghiệp.

Lưu ý: sau cuộc gọi, ghi lại kết quả vào công việc liên quan.

Họp

Dùng khi: cần nhiều người cùng ra quyết định, thảo luận vấn đề phức tạp, hoặc xây dựng sự gắn kết.

• Khởi động dự án.
• Quyết định có ảnh hưởng đến nhiều bộ phận.
• Nhìn lại sau một giai đoạn.

Quy tắc chuyển kênh

1. Tin nhắn qua lại quá ba lần mà chưa rõ: gọi điện.
2. Cuộc gọi cần thêm người thứ ba, thứ tư: hẹn họp.
3. Cuộc họp chỉ để thông báo: chuyển thành tin nhắn hoặc tài liệu.
4. Bất kỳ kênh nào sinh ra việc cần làm: tạo thành việc có người làm và hạn.

Công việc cần chỗ ở cố định

Dù trao đổi qua kênh nào, kết quả phải về một nơi. Trên SupaNhanh, mỗi việc là nơi tập hợp mọi thông tin: mô tả, tệp, bình luận. Bạn vẫn gọi điện, vẫn nhắn Zalo như thường, chỉ cần ghi lại kết quả vào bình luận của việc để cả đội cùng nắm.

Chọn đúng kênh là một kỹ năng nhỏ, nhưng nó làm cho mỗi ngày làm việc nhẹ nhàng hơn rất nhiều.