Làm việc liên phòng ban: phá vỡ "bức tường" giữa các bộ phận

Trong nhiều công ty, mỗi phòng ban làm tốt việc của mình, nhưng khi công việc cần đi qua nhiều phòng, mọi thứ chậm lại. Đơn hàng nằm ở phòng kinh doanh chờ kỹ thuật xác nhận, kỹ thuật chờ kho báo tồn, kho chờ kế toán duyệt nhập. Không phòng nào sai, nhưng khách hàng phải chờ cả tuần.

Vì sao phối hợp liên phòng ban khó

• Mục tiêu khác nhau: kinh doanh cần bán nhanh, kỹ thuật cần làm chắc, kế toán cần kiểm soát chi phí.
• Không nhìn thấy việc của nhau: mỗi phòng có công cụ, file riêng.
• Bàn giao không rõ: không ai chắc việc đã chuyển sang phòng kia chưa.
• Không có người chịu trách nhiệm toàn bộ quy trình.

Nguyên tắc 1: mỗi quy trình có một người chủ

Với mỗi quy trình đi qua nhiều phòng, như từ báo giá đến giao hàng, cần một người chịu trách nhiệm toàn bộ, dù từng bước do phòng khác làm. Người đó theo dõi và gỡ vướng khi việc kẹt ở bất kỳ đâu.

Nguyên tắc 2: bàn giao có điểm rõ ràng

Mỗi lần công việc chuyển từ phòng này sang phòng khác cần rõ:

1. Phòng trước bàn giao cái gì.
2. Phòng sau nhận và xác nhận đã nhận.
3. Phòng sau cần bao lâu để xử lý.

Nguyên tắc 3: làm việc trên cùng một chỗ

Khi mỗi phòng theo dõi việc ở một nơi, không ai thấy toàn cảnh. Đặt các việc liên phòng ban vào chung một dự án để ai cũng thấy việc đang ở bước nào và đang chờ ai.

Nguyên tắc 4: đầu mối liên lạc

Mỗi phòng cử một đầu mối cho các vấn đề liên phòng ban. Thay vì hỏi bất kỳ ai, mọi người biết nên hỏi ai.

Nguyên tắc 5: đo lường cả quy trình

Đừng chỉ đo từng phòng. Đo cả quy trình: từ lúc khách đặt hàng đến lúc nhận hàng mất bao lâu, bước nào chậm nhất. Khi cả hai phòng cùng chịu trách nhiệm với một con số chung, họ sẽ phối hợp tốt hơn.

Một dự án chung cho quy trình chung

Trên SupaNhanh, bạn có thể tạo một dự án cho quy trình liên phòng ban, mời thành viên các phòng liên quan, và dùng bảng Kanban với các cột trạng thái để thấy việc đang dồn ở đâu. Mỗi lần bàn giao, người nhận là người được giao việc, bình luận ghi lại những gì đã trao đổi. Không phòng nào phải hỏi "việc đó đâu rồi?" nữa.

Bức tường giữa các phòng ban không được xây có chủ ý. Nó hình thành từ việc thiếu thông tin, và phá vỡ nó cũng bắt đầu từ việc chia sẻ thông tin.