Làm việc với đối tác nước ngoài: múi giờ, ngôn ngữ và kỳ vọng

Công ty du lịch làm việc với đối tác lữ hành châu Âu, xưởng sản xuất nhận đơn từ khách Nhật, công ty phần mềm có khách hàng ở Úc. Hợp tác quốc tế ngày càng phổ biến với doanh nghiệp Việt, và mang theo những thách thức riêng.

Thách thức 1: lệch múi giờ

Khi bạn bắt đầu làm việc, đối tác châu Âu đang ngủ. Khi họ trả lời, bạn đã tan làm. Một câu hỏi đơn giản có thể mất hai ngày để có câu trả lời.

Cách xử lý:

• Xác định khung giờ trùng nhau để họp, dù chỉ một giờ mỗi ngày.
• Viết tin nhắn đầy đủ để đối tác trả lời được mà không cần hỏi lại.
• Giao tiếp bất đồng bộ: trao đổi qua bình luận trên công việc thay vì chờ họp.

Thách thức 2: ngôn ngữ

Dù cả hai bên dùng tiếng Anh, đó thường là ngôn ngữ thứ hai của cả hai. Hiểu lầm dễ xảy ra.

Cách xử lý:

• Viết câu ngắn, đơn giản, tránh thành ngữ.
• Xác nhận lại những điều quan trọng bằng văn bản.
• Dùng hình ảnh, ví dụ cụ thể thay cho mô tả dài.
• Khi không chắc, hỏi lại thay vì đoán.

Thách thức 3: khác biệt cách làm việc

Có nền văn hóa nói thẳng, có nền văn hóa nói tế nhị. Có nơi coi hạn chót là tuyệt đối, có nơi linh hoạt hơn.

Cách xử lý:

• Thống nhất rõ ràng từ đầu: hạn nghĩa là gì, phản hồi trong bao lâu, ai quyết định.
• Tìm hiểu văn hóa làm việc của đối tác.
• Không mặc định đối tác hiểu cách làm của mình.

Thách thức 4: tài liệu và phiên bản

Khi hai bên ở xa, việc gửi file qua email và chat dễ dẫn đến nhầm phiên bản. Hãy thống nhất một nơi lưu tài liệu chung.

Một nơi làm việc chung

Trên SupaNhanh, bạn có thể mời đối tác nước ngoài vào dự án với vai Khách. Giao diện ứng dụng hiện bằng tiếng Việt, nên hãy dành vài phút hướng dẫn đối tác lúc đầu. Sau đó, hai bên cùng thấy danh sách việc, hạn và tài liệu. Trao đổi diễn ra trong bình luận của từng việc, nên dù lệch múi giờ, không thông tin nào bị lạc. Đối tác chỉ thấy dự án chung, không thấy các dự án khác của công ty.

Hợp tác quốc tế thành công không đòi hỏi mọi thứ giống nhau, mà đòi hỏi hai bên hiểu và thống nhất cách làm việc cùng nhau.