SupaNhanh
Đăng nhập
Phương pháp & công cụ

Lean trong văn phòng: nhận diện và loại bỏ lãng phí trong công việc

Lean bắt nguồn từ sản xuất nhưng lãng phí cũng tồn tại khắp văn phòng: chờ duyệt, làm lại, tìm file, họp thừa. Bảy loại lãng phí và cách giảm từng loại.

Đội ngũ SupaNhanh · · 2 phút đọc

Lean là triết lý quản lý bắt nguồn từ sản xuất, với ý tưởng trung tâm: loại bỏ mọi thứ không tạo ra giá trị cho khách hàng. Trong nhà máy, lãng phí dễ thấy: hàng tồn kho chất đống, công nhân chờ máy. Ở văn phòng, lãng phí khó thấy hơn nhưng không ít hơn.

Bảy loại lãng phí trong văn phòng

1. Chờ đợi. Chờ sếp duyệt, chờ phòng khác bàn giao, chờ khách phản hồi. Công việc đứng yên trong khi thời gian vẫn trôi.

2. Làm lại. Sửa lỗi, làm lại vì hiểu sai yêu cầu. Mỗi lần làm lại là tốn công hai lần cho một kết quả.

3. Tìm kiếm. Tìm file, tìm thông tin, tìm người biết. Nhiều người mất một phần đáng kể thời gian mỗi ngày chỉ để tìm.

4. Làm thừa. Báo cáo không ai đọc, tài liệu chi tiết hơn mức cần, bước duyệt không cần thiết.

5. Chuyển đổi liên tục. Nhảy qua lại giữa nhiều việc, mỗi lần mất thời gian bắt nhịp lại.

6. Việc dở dang. Nhiều việc bắt đầu nhưng chưa xong, không tạo ra giá trị cho đến khi hoàn thành.

7. Tài năng không được dùng. Nhân viên có ý tưởng cải tiến nhưng không ai hỏi, không được tham gia.

Cách nhận diện lãng phí

  1. Chọn một quy trình, như xử lý đơn hàng từ lúc nhận đến lúc giao.
  2. Vẽ các bước ra giấy, ghi thời gian thực làm và thời gian chờ ở mỗi bước.
  3. Đánh dấu bước nào tạo giá trị cho khách, bước nào không.

Nhiều đội ngạc nhiên khi thấy thời gian chờ chiếm phần lớn tổng thời gian.

Giảm lãng phí từng bước

  • Chờ đợi: ủy quyền duyệt cho những khoản nhỏ, đặt hạn phản hồi cho các bước bàn giao.
  • Làm lại: mô tả yêu cầu rõ ràng, thống nhất định nghĩa "xong".
  • Tìm kiếm: tài liệu nằm ngay trên công việc liên quan.
  • Làm thừa: hỏi "ai dùng kết quả này?" trước mỗi báo cáo.
  • Việc dở dang: giới hạn số việc đang làm cùng lúc.

Nhìn thấy lãng phí trong công cụ

Trên SupaNhanh, cột "Bị chặn" trên bảng Kanban cho thấy việc đang chờ ở đâu, tệp đính kèm nằm ngay trên việc để giảm thời gian tìm kiếm, và số việc trong cột "Đang làm" cho biết đội có đang ôm quá nhiều việc dở không.

Lean không yêu cầu làm việc nhiều hơn. Nó yêu cầu bỏ bớt những gì không cần làm.

Áp dụng ngay với cả team trên SupaNhanh

Giao việc, việc con, bảng Kanban, Gantt và nhắc hạn tự động — miễn phí 7 ngày, không cần thẻ.

Dùng thử miễn phí Chat Zalo với Mỹ An

Đọc tiếp