Ma trận Tác động - Nỗ lực: chọn việc đáng làm nhất trong danh sách ý tưởng

Sau buổi brainstorm, đội có ba mươi ý tưởng cải tiến. Tất cả đều hợp lý, nhưng không thể làm hết. Chọn thế nào? Theo ý sếp? Theo ý người nói to nhất? Ma trận Tác động - Nỗ lực cho một cách chọn có căn cứ hơn.

Hai trục của ma trận

Tác động: việc này mang lại bao nhiêu giá trị? Tăng doanh thu, giảm chi phí, tăng hài lòng khách hàng, tiết kiệm thời gian.

Nỗ lực: cần bao nhiêu thời gian, tiền bạc, con người để làm?

Kết hợp hai trục tạo ra bốn ô.

Bốn ô

1. Tác động cao, nỗ lực thấp: làm ngay. Đây là "trái chín dễ hái", mang lại giá trị lớn với ít công sức. Ví dụ: tạo mẫu báo giá chuẩn.

2. Tác động cao, nỗ lực cao: lên kế hoạch. Dự án lớn đáng đầu tư, cần kế hoạch và nguồn lực rõ ràng. Ví dụ: triển khai hệ thống quản lý mới.

3. Tác động thấp, nỗ lực thấp: làm khi rảnh. Việc nhỏ, dễ làm, lợi ích nhỏ. Có thể làm xen kẽ.

4. Tác động thấp, nỗ lực cao: bỏ qua. Tốn công mà ít giá trị. Hãy mạnh dạn gạt ra.

Cách dùng cùng đội

1. Viết mỗi ý tưởng lên một thẻ.
2. Vẽ ma trận lên bảng trắng.
3. Cả đội cùng đặt thẻ vào vị trí, thảo luận khi có ý kiến khác nhau.
4. Chọn các việc ở ô 1 để làm ngay, một hai việc ở ô 2 để lên kế hoạch.
5. Ghi lại những việc ở ô 4 để không ai phải đề xuất lại.

Những điều cần lưu ý

• Đánh giá là tương đối, không cần chính xác tuyệt đối.
• Tác động nên gắn với mục tiêu hiện tại của đội, không phải giá trị chung chung.
• Xem lại định kỳ, vì một việc nỗ lực cao hôm nay có thể dễ hơn khi có công cụ mới.

Từ ma trận đến kế hoạch

Sau khi chọn, các việc cần được giao và theo dõi. Trên SupaNhanh, việc ở ô 1 có thể tạo ngay với mức ưu tiên Cao và hạn gần, việc ở ô 2 thành một dự án riêng với kế hoạch đầy đủ, việc ở ô 3 vào nhóm "Để sau". Ảnh chụp ma trận đính kèm vào dự án để nhớ lý do của từng quyết định.

Ma trận Tác động - Nỗ lực không thay thế phán đoán của bạn, nhưng giúp cả đội cùng nhìn một bức tranh khi quyết định.