Giao việc cho nhiều người: một việc chỉ một người chịu trách nhiệm

"Việc này hai bạn Minh và Hà cùng lo nhé." Nghe thì hợp lý, vì việc cần cả hai người. Nhưng đến hạn, Minh nghĩ Hà đã gửi khách, Hà nghĩ Minh đang sửa lần cuối. Việc không xong, và không ai sai hoàn toàn.

Đây là hiện tượng quen thuộc: trách nhiệm chia đôi thường thành trách nhiệm bằng không.

Vì sao một người là đủ

Một người chịu trách nhiệm không có nghĩa là người đó làm hết. Nó có nghĩa là:

• Người đó đảm bảo việc xong, kể cả khi phải nhờ người khác.
• Người đó trả lời khi được hỏi tiến độ.
• Người đó báo sớm khi có nguy cơ trễ.

Khi có một cái tên duy nhất gắn với việc, không còn khoảng trống để việc rơi vào.

Việc cần nhiều người thì làm sao?

Có ba cách, tùy tình huống:

1. Chia thành việc con. Minh làm phần thiết kế, Hà làm phần nội dung. Mỗi việc con một người, việc cha có người chịu trách nhiệm chung.
2. Một người chính, những người khác hỗ trợ. Ghi rõ trong mô tả ai hỗ trợ phần nào.
3. Chuỗi bàn giao. Việc đi qua nhiều người theo thứ tự: người này xong thì giao cho người kế tiếp, mỗi chặng một người phụ trách.

Người chịu trách nhiệm không phải là người đổ lỗi

Một số đội ngại gán tên vì sợ bị quy lỗi. Hãy làm rõ từ đầu: người chịu trách nhiệm là người dẫn dắt việc về đích, không phải người bị phạt khi việc trễ. Nếu việc trễ vì thiếu nguồn lực hay yêu cầu thay đổi, đó là vấn đề của cả hệ thống.

Những người khác vẫn cần biết

Trách nhiệm thuộc về một người, nhưng thông tin nên mở cho những người liên quan. Người quản lý, đồng nghiệp phối hợp hay khách hàng nội bộ có thể theo dõi việc để nhận cập nhật mà không cần hỏi.

Trên SupaNhanh, mỗi việc có một người làm, còn những người quan tâm có thể bấm theo dõi để nhận thông báo khi có bình luận hay thay đổi. Việc lớn cần nhiều người thì chia thành việc con, mỗi việc con giao cho một người.

Quy tắc "một việc, một người" nghe đơn giản, nhưng nó loại bỏ được phần lớn những lần trễ hạn do hiểu lầm trong đội.