Nhắc tên (@mention) đúng cách: gọi đúng người, không làm phiền

Gõ @ trước tên đồng nghiệp là cách nhanh nhất để họ chú ý. Nhưng như mọi công cụ mạnh, nó có thể bị lạm dụng. Khi một người bị nhắc tên hai mươi lần mỗi ngày, phần lớn không cần họ làm gì, họ sẽ bắt đầu bỏ qua tất cả, kể cả những lần quan trọng.

Khi nào nên nhắc tên

• Cần người đó hành động: trả lời câu hỏi, duyệt, làm tiếp phần việc.
• Cần người đó biết một thay đổi ảnh hưởng đến họ: hạn bị lùi, yêu cầu thay đổi.
• Cần ý kiến chuyên môn mà chỉ người đó có.

Khi nào không cần

• Người đó đã theo dõi công việc và sẽ nhận cập nhật.
• Chỉ để "cho biết" mà không cần phản hồi.
• Nhắc cả đội cho một việc chỉ liên quan một hai người.

Viết bình luận có nhắc tên hiệu quả

Một bình luận nhắc tên tốt nói rõ người được nhắc cần làm gì:

• Chưa tốt: "@Hà xem cái này."
• Tốt hơn: "@Hà nhờ chị duyệt báo giá đính kèm trước 15h hôm nay, khách cần gửi trong chiều."

Người được nhắc biết ngay việc gì, cần gì, khi nào.

Tôn trọng thời gian của người được nhắc

• Không nhắc tên ngoài giờ làm việc với việc không gấp.
• Không nhắc lại liên tục nếu người đó chưa trả lời sau vài phút.
• Với việc khẩn cấp thật sự, gọi điện thay vì chỉ nhắc tên.

Khi được nhắc tên

Người được nhắc cũng có trách nhiệm:

1. Phản hồi trong khoảng thời gian đội đã thống nhất.
2. Nếu chưa làm được ngay, trả lời "Đã nhận, chiều nay em gửi" để người nhắc yên tâm.
3. Nếu không phải việc của mình, nói rõ và gợi ý người phù hợp.

Nhắc tên trong SupaNhanh

Trong bình luận của mỗi việc trên SupaNhanh, bạn chọn người cần nhắc, và người đó nhận thông báo "được nhắc tên" trong ứng dụng. Để tránh lộ thông tin, bạn chỉ nhắc được những người có quyền xem việc đó. Người chỉ muốn nắm tình hình mà không cần hành động có thể bấm theo dõi việc thay vì chờ được nhắc.

Nhắc tên đúng cách biến thông báo từ tiếng ồn thành tín hiệu. Mỗi lần được nhắc, người nhận biết đó là việc thật sự cần đến họ.