Onboarding khách hàng mới cho agency: tuần đầu quyết định cả hợp đồng

Hợp đồng vừa ký, khách hàng đầy kỳ vọng. Nhưng tuần đầu trôi qua với những email hỏi đi hỏi lại về logo, màu sắc, tài khoản mạng xã hội. Khách bắt đầu tự hỏi mình có chọn đúng đơn vị không. Một khởi đầu lộn xộn khó sửa chữa về sau.

Mục tiêu của tuần đầu

1. Thu thập đủ thông tin để bắt đầu làm việc.
2. Thống nhất cách phối hợp.
3. Cho khách thấy một kết quả sớm.

Trước buổi làm việc đầu tiên

• Gửi bảng câu hỏi thu thập thông tin: mục tiêu, đối tượng khách hàng, đối thủ, thương hiệu, tài khoản cần truy cập.
• Chuẩn bị dự án trong công cụ quản lý với các việc đầu tiên.
• Chọn đầu mối phía agency làm việc với khách.

Buổi làm việc đầu tiên

Hiểu khách hàng: mục tiêu kinh doanh thật sự của họ là gì, dự án này thành công thì trông như thế nào.

Thống nhất cách làm việc:

• Ai là đầu mối mỗi bên.
• Trao đổi qua kênh nào, phản hồi trong bao lâu.
• Quy trình duyệt: ai duyệt, tối đa mấy vòng sửa.
• Lịch họp định kỳ.

Xác nhận phạm vi và lịch cho giai đoạn đầu.

Trong tuần đầu

• Nhận đủ tài liệu, tài khoản cần thiết.
• Giao một kết quả nhỏ đầu tiên: bản phân tích đối thủ, bản đề xuất ý tưởng, lịch nội dung tháng đầu.
• Gửi tóm tắt tuần: đã làm gì, tuần tới làm gì, cần khách hỗ trợ gì.

Những sai lầm thường gặp

• Bắt đầu làm khi chưa đủ thông tin, rồi phải làm lại.
• Không thống nhất số vòng sửa, dẫn đến sửa không ngừng.
• Nhiều người phía agency cùng liên lạc với khách, thông tin mâu thuẫn.
• Im lặng trong tuần đầu vì "đang nghiên cứu".

Đưa khách vào quy trình

Trên SupaNhanh, mỗi khách hàng có một dự án riêng. Bạn tạo sẵn các việc onboarding như "Nhận logo và bộ nhận diện", "Nhận quyền truy cập tài khoản", giao cho đầu mối phía khách, và mời họ vào dự án với vai Khách. Khách thấy rõ những gì cần cung cấp, đính kèm tài liệu thẳng vào việc, và theo dõi tiến độ mà không phải hỏi.

Tuần đầu tiên chuyên nghiệp khiến khách tin tưởng. Và khách tin tưởng thì phê duyệt nhanh hơn, hợp tác lâu hơn.