Onboarding nhân viên mới trong 30 ngày: checklist cho quản lý

Ngày đầu tiên đi làm, nhân viên mới được chỉ chỗ ngồi, được đưa một tập tài liệu, rồi mọi người quay về việc của mình. Chưa có máy tính, chưa có tài khoản, chưa biết hỏi ai. Tuần đầu trôi qua trong cảm giác lạc lõng. Một số người quyết định rời đi ngay trong tháng đầu.

Onboarding tốt không cần tốn kém. Nó chỉ cần được chuẩn bị.

Trước ngày đầu tiên

• Chuẩn bị máy tính, tài khoản các hệ thống cần dùng.
• Gửi thông tin: giờ đến, gặp ai, mang theo gì.
• Chọn một người hướng dẫn trong đội.
• Báo cho cả đội biết có người mới.

Tuần 1: làm quen

• Ngày đầu: gặp người quản lý và người hướng dẫn, giới thiệu với đội, đi một vòng văn phòng.
• Giải thích công ty làm gì, khách hàng là ai, đội đóng vai trò gì.
• Hướng dẫn công cụ làm việc chính.
• Giao một hai việc nhỏ, dễ hoàn thành để có cảm giác đóng góp ngay.

Tuần 2: học cách làm việc

• Tham gia các cuộc họp thường kỳ của đội.
• Làm cùng người hướng dẫn những việc thật.
• Đọc tài liệu quy trình, hỏi những gì chưa hiểu.
• Buổi 1-1 đầu tiên với người quản lý.

Tuần 3: làm việc độc lập hơn

• Nhận việc thật với mức hỗ trợ giảm dần.
• Tự cập nhật tiến độ trên công cụ quản lý công việc.
• Gặp các phòng ban phối hợp thường xuyên.

Tuần 4: đánh giá và định hướng

• Buổi nói chuyện tổng kết tháng đầu: điều gì dễ, điều gì khó, cần hỗ trợ gì.
• Thống nhất mục tiêu cho hai tháng tiếp theo.
• Hỏi nhân viên mới góp ý về quá trình onboarding để cải thiện cho người sau.

Biến checklist thành dự án

Onboarding có nhiều việc, nhiều người liên quan: IT chuẩn bị máy, hành chính làm hợp đồng, người hướng dẫn đào tạo. Trên SupaNhanh, bạn có thể tạo một dự án onboarding với các nhóm việc theo tuần, giao từng việc cho đúng người phụ trách. Nhân viên mới được mời vào dự án để tự theo dõi những gì đang chờ họ, và biết chính xác mình đang ở đâu trong tháng đầu tiên.

Ấn tượng đầu tiên chỉ có một lần. Một tháng onboarding chu đáo là cách công ty nói "chúng tôi rất vui vì bạn ở đây".