Phản hồi thẳng thắn mà không làm tổn thương đồng nghiệp

Đồng nghiệp gửi báo cáo có nhiều lỗi số liệu. Bạn sửa lại mà không nói gì, vì ngại. Lần sau, lần sau nữa, lỗi vẫn lặp lại, và bạn bắt đầu thấy khó chịu. Cuối cùng, bạn nói ra trong lúc bực bội, và đồng nghiệp cảm thấy bị tấn công.

Phản hồi thẳng thắn không phải là nói thẳng mọi điều mình nghĩ. Đó là nói điều cần nói, đúng lúc, đúng cách.

Vì sao người ta né phản hồi

• Sợ làm mất lòng.
• Không biết nói thế nào.
• Nghĩ rằng việc nhỏ, bỏ qua được.
• Không muốn bị coi là khó tính.

Nhưng né tránh không làm vấn đề biến mất. Nó chỉ trì hoãn một cuộc nói chuyện khó hơn.

Công thức: sự việc, tác động, đề xuất

Sự việc: mô tả điều cụ thể đã xảy ra, không phán xét. "Báo cáo tuần này có ba chỗ số liệu doanh thu chưa khớp với sổ."

Tác động: nói ảnh hưởng của sự việc. "Anh phải kiểm tra lại toàn bộ trước khi gửi sếp, và mất thêm hai giờ."

Đề xuất: gợi ý cách làm khác, hoặc hỏi ý kiến. "Lần sau em đối chiếu với sổ trước khi gửi được không? Hay có gì khó khăn khi lấy số liệu?"

Những điều nên tránh

• Gắn nhãn tính cách: "Em cẩu thả quá" thay vì mô tả việc cụ thể.
• Dùng từ tuyệt đối: "Lúc nào em cũng...", "Chẳng bao giờ...".
• Góp ý trước đám đông những điều nên nói riêng.
• Để quá lâu: góp ý về chuyện ba tháng trước khó hiệu quả.

Góp ý trên công việc

Với những góp ý về kết quả công việc cụ thể như thiết kế, tài liệu, báo cáo, bình luận trực tiếp trên việc giúp góp ý khách quan và gắn với sản phẩm, không gắn với con người. Trên SupaNhanh, góp ý nằm ngay dưới việc, người làm đọc được đầy đủ bối cảnh, sửa và trả lời trong cùng chỗ. Những góp ý nhạy cảm hơn về cách làm việc thì nên nói trực tiếp, riêng tư.

Nhận phản hồi

Phản hồi là hai chiều. Khi được góp ý, hãy lắng nghe hết, cảm ơn, hỏi thêm nếu chưa rõ, và không vội thanh minh. Đội mà ai cũng nhận góp ý tốt là đội tiến bộ nhanh nhất.

Phản hồi thẳng thắn là một món quà: nó cho người khác cơ hội làm tốt hơn trước khi vấn đề trở nên lớn.