Phương pháp 5W1H: sáu câu hỏi để giao việc và lập kế hoạch đầy đủ

5W1H là sáu câu hỏi mà các nhà báo dùng để viết một bản tin đầy đủ: Who, What, When, Where, Why, How. Trong công việc, chúng là công cụ kiểm tra đơn giản nhất để đảm bảo một kế hoạch, một yêu cầu, hay một báo cáo không thiếu thông tin quan trọng.

Sáu câu hỏi

What - Cái gì: cần làm gì, kết quả là gì?

Why - Vì sao: vì sao cần làm, phục vụ mục tiêu nào?

Who - Ai: ai làm, ai duyệt, ai liên quan?

When - Khi nào: bắt đầu khi nào, hạn khi nào?

Where - Ở đâu: làm ở đâu, tài liệu ở đâu, kết quả gửi đến đâu?

How - Như thế nào: làm bằng cách nào, dùng nguồn lực gì, tiêu chuẩn ra sao?

Nhiều người thêm How much - Bao nhiêu: chi phí, số lượng, thành 5W2H.

Áp dụng khi giao việc

Trước khi giao một việc quan trọng, kiểm tra nhanh sáu câu hỏi. Ví dụ việc "Tổ chức hội thảo khách hàng":

• What: hội thảo giới thiệu sản phẩm mới cho khoảng 50 khách.
• Why: tăng đơn hàng quý 4 từ khách hiện tại.
• Who: Lan phụ trách, Minh hỗ trợ truyền thông, giám đốc duyệt ngân sách.
• When: ngày 15/11, chốt địa điểm trước 20/10.
• Where: khách sạn trung tâm, tài liệu trong thư mục dự án.
• How: theo checklist tổ chức sự kiện, ngân sách tối đa đã duyệt.

Người nhận việc có đủ thông tin để bắt đầu ngay.

Áp dụng khi phân tích vấn đề

Khi có sự cố, 5W1H giúp mô tả đầy đủ trước khi tìm giải pháp:

1. Chuyện gì đã xảy ra?
2. Khi nào, ở đâu?
3. Ai liên quan, ai phát hiện?
4. Vì sao xảy ra?
5. Đã xử lý thế nào?

Áp dụng khi viết báo cáo

Báo cáo tiến độ, báo cáo sự cố, biên bản họp đều có thể kiểm tra bằng 5W1H. Nếu người đọc phải hỏi lại một trong sáu câu, báo cáo chưa đủ.

5W1H trên công việc

Một việc trên SupaNhanh đã có sẵn chỗ cho nhiều câu hỏi: tên việc cho What, người làm cho Who, ngày bắt đầu và hạn cho When. Why, Where, How ghi trong phần mô tả, kèm tệp đính kèm. Khi mọi ô đều được điền, việc gần như đã trả lời đủ 5W1H.

Sáu câu hỏi đơn giản, nhưng dùng đều đặn, chúng giúp đội tránh được phần lớn hiểu lầm do thiếu thông tin.