Quản lý bảo hành sau bàn giao: xử lý nhanh, lưu lại đầy đủ

Sáu tháng sau khi bàn giao căn hộ, khách gọi báo cửa tủ bếp bị lệch. Không ai trong công ty nhớ tủ đó do đội nào làm, vật tư mua ở đâu, còn bảo hành không. Mất một tuần để tìm lại hồ sơ, trong khi khách chờ và bắt đầu nghi ngờ lời hứa bảo hành ban đầu.

Chuẩn bị hồ sơ bảo hành từ khi bàn giao

Khi bàn giao, lưu lại đầy đủ:

• Danh sách hạng mục, vật tư, nhà cung cấp.
• Thời hạn bảo hành của từng hạng mục.
• Ảnh hiện trạng lúc bàn giao.
• Đội thi công, nhà thầu phụ phụ trách từng phần.
• Thông tin liên hệ của khách.

Hồ sơ này là căn cứ khi có yêu cầu bảo hành.

Tiếp nhận yêu cầu bảo hành

1. Ghi nhận đầy đủ: hạng mục nào, vấn đề gì, ảnh chụp hiện trạng.
2. Kiểm tra điều kiện bảo hành: còn hạn không, nguyên nhân có thuộc phạm vi bảo hành không.
3. Phản hồi khách nhanh: xác nhận đã nhận và lịch kiểm tra dự kiến.

Phân loại

• Thuộc bảo hành: xử lý miễn phí theo cam kết.
• Không thuộc bảo hành: do sử dụng sai, hết hạn. Giải thích rõ ràng, báo giá sửa chữa nếu khách cần.
• Cần xác minh: hẹn kiểm tra tại chỗ trước khi kết luận.

Xử lý và đóng yêu cầu

• Giao cho người phụ trách với hạn cụ thể.
• Chụp ảnh sau khi sửa.
• Khách xác nhận hài lòng.
• Ghi lại nguyên nhân để cải thiện chất lượng cho dự án sau.

Học từ bảo hành

Yêu cầu bảo hành là dữ liệu chất lượng quý giá. Nếu nhiều công trình gặp cùng một lỗi, đó là vấn đề về vật tư, nhà cung cấp hoặc cách thi công cần được sửa.

Hồ sơ dự án là hồ sơ bảo hành

Khi dự án được quản lý trên một công cụ, hồ sơ bảo hành đã có sẵn. Trên SupaNhanh, dự án đã xong vẫn giữ nguyên danh sách việc, ảnh nghiệm thu, tài liệu và lịch sử trao đổi. Khi có yêu cầu bảo hành, bạn mở dự án cũ để tra cứu, rồi tạo việc bảo hành mới với người phụ trách, hạn xử lý và ảnh hiện trạng đính kèm.

Bảo hành tốt không phải là không bao giờ có lỗi, mà là khi có lỗi, khách thấy bạn giữ đúng lời hứa.