Quản lý các đợt thanh toán dự án để dòng tiền không bị kẹt

Dự án đã bàn giao được hai tháng, đợt thanh toán cuối vẫn chưa về. Kế toán nhắc kinh doanh, kinh doanh ngại nhắc khách vì sợ mất lòng, còn khách thì "đang chờ duyệt". Trong khi đó, công ty vẫn phải trả lương, trả nhà cung cấp. Với doanh nghiệp nhỏ, một khoản thu trễ có thể gây áp lực dòng tiền rất lớn.

Gắn thanh toán với mốc dự án

Cách phổ biến và công bằng cho cả hai bên:

1. Tạm ứng khi ký hợp đồng: đủ để bắt đầu công việc và mua vật tư.
2. Thanh toán theo mốc: mỗi mốc hoàn thành là một đợt thanh toán.
3. Thanh toán cuối khi nghiệm thu, có thể giữ lại một phần nhỏ cho bảo hành.

Mỗi đợt gắn với một kết quả cụ thể mà khách có thể kiểm tra.

Điều kiện thanh toán rõ ràng trong hợp đồng

• Số tiền hoặc tỷ lệ của từng đợt.
• Điều kiện để yêu cầu thanh toán: mốc nào, nghiệm thu thế nào.
• Thời hạn thanh toán sau khi gửi đề nghị.
• Chứng từ cần có: hóa đơn, biên bản.

Nhắc thanh toán đúng lúc

Trước mốc: báo khách mốc sắp hoàn thành và đợt thanh toán tương ứng, để họ chuẩn bị ngân sách.

Khi đạt mốc: gửi đề nghị thanh toán kèm bằng chứng hoàn thành ngay trong ngày.

Khi đến hạn: nhắc nhẹ nhàng nếu chưa nhận được.

Khi quá hạn: trao đổi trực tiếp, tìm hiểu nguyên nhân, thống nhất lịch cụ thể.

Giữ quan hệ khi đòi nợ

• Nhắc bằng thông tin, không bằng cảm xúc.
• Đưa ra bằng chứng hoàn thành rõ ràng.
• Hỏi xem có vướng mắc gì để hỗ trợ.
• Ghi lại mọi cam kết về ngày thanh toán.

Theo dõi thanh toán như một phần của dự án

Trên SupaNhanh, mỗi đợt thanh toán có thể là một việc trong dự án, hạn là ngày đến hạn thanh toán, người phụ trách là người sẽ theo dõi. Đề nghị thanh toán và biên bản nghiệm thu đính kèm vào việc, hệ thống nhắc khi đến hạn và khi quá hạn. Những việc này có thể đặt trong một dự án nội bộ riêng tư để khách tham gia với vai Khách không thấy các trao đổi nội bộ về công nợ.

Thu tiền đúng hạn không chỉ là kỹ năng tài chính, mà là kết quả của một quy trình rõ ràng từ khi ký hợp đồng.