Quản lý nhà cung cấp: giao hàng đúng hẹn bắt đầu từ bạn

Công trình sẵn sàng lắp đặt, nhưng lô gạch ốp chưa về. Nhà cung cấp nói "tuần sau", rồi lại "tuần sau nữa". Đội thợ ngồi chờ, chi phí phát sinh, khách hàng sốt ruột. Nhiều khi, vấn đề không hoàn toàn ở nhà cung cấp, mà ở cách đặt hàng và theo dõi.

Chọn nhà cung cấp

Giá thấp nhất không phải lúc nào cũng rẻ nhất. Xem xét:

• Độ tin cậy giao hàng: hỏi khách hàng khác của họ.
• Chất lượng ổn định: không chỉ lô đầu tiên.
• Khả năng liên lạc: phản hồi nhanh khi có vấn đề.
• Điều khoản: thanh toán, đổi trả, bảo hành, phạt chậm giao.

Với vật tư quan trọng, nên có ít nhất một nhà cung cấp dự phòng.

Đặt hàng rõ ràng

Nhiều đơn hàng sai hoặc trễ vì yêu cầu không rõ. Một đơn đặt hàng tốt có:

1. Mã hàng, quy cách, số lượng chính xác.
2. Ngày giao cần thiết, có chừa khoảng đệm.
3. Địa điểm giao, người nhận, số điện thoại.
4. Yêu cầu đặc biệt: đóng gói, giờ giao.

Gửi bằng văn bản và yêu cầu xác nhận.

Theo dõi giao hàng

• Xác nhận lại vài ngày trước ngày giao.
• Ghi lại ngày hứa giao và ngày giao thực tế.
• Báo ngay cho đội khi có thay đổi để điều chỉnh lịch thi công.

Xây dựng quan hệ

Nhà cung cấp cũng có nhiều khách hàng. Họ ưu tiên những khách:

• Thanh toán đúng hạn.
• Đặt hàng rõ ràng, ít thay đổi.
• Báo trước kế hoạch để họ chuẩn bị.
• Đối xử tôn trọng khi có sự cố.

Đánh giá định kỳ

Mỗi quý, nhìn lại: nhà cung cấp nào giao đúng hẹn, chất lượng ổn định? Nhà cung cấp nào gây nhiều sự cố? Dữ liệu giúp bạn quyết định tiếp tục hay tìm đơn vị khác.

Quản lý đơn hàng trong dự án

Trên SupaNhanh, mỗi đơn hàng quan trọng có thể là một việc trong dự án, với hạn là ngày cần hàng, đơn đặt hàng và báo giá đính kèm. Khi nhà cung cấp báo trễ, chuyển việc sang "Bị chặn" và ghi lý do để cả đội thấy. Với nhà cung cấp thường xuyên, bạn có thể mời họ vào dự án với vai Khách để cập nhật trạng thái giao hàng trực tiếp.

Giao hàng đúng hẹn là kết quả của sự phối hợp tốt từ cả hai phía, không chỉ là trách nhiệm của nhà cung cấp.